Kleine bedrijven halen meer flexibiliteit uit een nieuwe benadering van afdrukken
Blijf flexibel en bouw aan een sterkere digitale toekomst door verder te kijken dan traditioneel printen
Als klein bedrijf is het belangrijk dat de technologie waarin je investeert zijn gewicht in de schaal legt. Dit alles kan dienen als afleiding van wat het belangrijkste is: je bedrijf laten groeien.
Daarom is het begrijpelijk dat je gewoon een printer wil die werkt – die print, scant en kopieert. Maar voegt dat echt waarde toe aan je bedrijf? Hoe zou het zijn als je printers zou hebben waarmee je ook flexibeler kunt werken en gestroomlijnde digitale documentworkflows kunt creëren, zonder hoge aanloopkosten?
Door te kiezen voor een nieuwe benadering van printen kunnen bedrijven hun printprocessen en workflowefficiëntie optimaliseren, wat bijdraagt aan een hogere productiviteit, meer flexibiliteit, een betere beveiliging en lagere kosten. Door over te stappen op een 'managed' contract, dat is afgestemd op de beperkte tijd en middelen van kleine bedrijven, bieden we ook een niveau van voorspelbaarheid en serviceondersteuning dat normaal gesproken alleen toegankelijk is voor grotere organisaties.
Wat zijn managed print-oplossingen?
Zoals elk belangrijk stukje technologie in je bedrijf, brengt printapparatuur administratieve rompslomp met zich mee. Iemand moet het instellen, ondersteuning regelen als het kapot gaat en op tijd papier, toners en andere verbruiksartikelen kopen voordat ze op zijn. Door apparaatbeheer op afstand, printconfiguratie, automatische bestelling van toners en intelligente ondersteuning op afstand aan te bieden, kunnen printproviders al het vervelende werk voor je doen en dit alles bundelen in een huur- of leasecontract. Dat noemen we 'managed print'. Dit betekent dat de toner niet meer halverwege het afdrukken van een cruciaal document opraakt, dat iemand die zijn tijd beter kan besteden aan taken met een hogere toegevoegde waarde, geen onverwacht onderhoud meer hoeft te plegen en natuurlijk ook dat de kosten beter in de hand worden gehouden.
Sommige oplossingen gaan verder en kunnen ook de digitalisering van je bedrijf ondersteunen door gescande documentprocessen te stroomlijnen of routinetaken te automatiseren en zo de werkdruk te verlichten. Door printwerk naar de cloud te verplaatsen, zorg je ervoor dat documenten overal en veilig toegankelijk zijn voor iedereen in je team.
1. Managed print-oplossingen besparen tijd
Er zijn nooit genoeg uren in een dag. Managed print is de praktische keuze voor eigenaren van kleine bedrijven, doordat je meer tijd hebt om je te concentreren op wat belangrijker is.
Wat installatie en configuratie betreft, wordt alles geregeld door iemand die langs komt om het apparaat met de cloud en je interne systemen te verbinden. Regelmatig onderhoud wordt niet meer gepleegd door externe aannemers of offshore callcenters, maar door vriendelijke Ricoh-experts in het land zelf. Naast onderhoud krijg je ook intelligente ondersteuning op afstand en rapportages, die inzicht geven in hoe je printers worden gebruikt, zodat je je resources kunt aanpassen aan je behoeften. En je kunt ervoor kiezen om toners, papier en verbruiksartikelen aan je contract toe te voegen zodat deze automatisch worden besteld en je nooit meer zonder komt te zitten.
2. Moeiteloze migratie van je gescande documenten naar de cloud
Managed print vermindert niet alleen de administratieve lasten die gepaard gaan met het bezit van apparaten, maar helpt je ook je bedrijf klaar te maken voor de toekomst door documenten te digitaliseren en processen te automatiseren om de flexibiliteit te verbeteren, nieuwe manieren van werken mogelijk te maken en tijd en geld te besparen. Dankzij toegang tot de nieuwste cloud-apparaten en -toepassingen kan je documenten bij de bron digitaliseren, waardoor informatie toegankelijker wordt en klaar is voor samenwerking. OCR scanning 'leest' je documenten, waardoor ze bewerkbaar en doorzoekbaar worden en kleiner om op te slaan en te delen. Zo kun je profiteren van een groot aantal potentiële workflows die het zakendoen gemakkelijker maken.
Dankzij slimme printsoftwaretoepassingen kan je ook geautomatiseerde workflows opzetten, zoals het automatisch versturen van alle fysieke facturen of rekeningen naar een speciale debiteurenmap of het opslaan van aanbestedingsdocumenten in een compliancemap in de cloud. Zodra deze workflows zijn ingesteld, kunnen ze worden ontwikkeld en verbeterd om tijdrovende en repetitieve processen verder te stroomlijnen. Zo kan je team zich richten op waardevollere activiteiten. Met managed print kan je naadloos en veilig samenwerken vanaf elke locatie en op elk apparaat.
3. Geavanceerde beveiliging
De meeste kleine bedrijven zijn zich niet bewust van het risico dat onbeveiligde randapparaten zoals printers kunnen vormen voor de beveiliging. Omdat printers verbonden zijn met netwerken en stations (en gebruikt worden om gevoelige gegevens te verwerken), zijn ze vaak een doelwit voor hackers. Printproviders bieden nu geïntegreerde functies voor een betere beveiliging, om je infrastructuur te beschermen, gegevens te beveiligen en compliance eenvoudiger te maken. Door gebruik te maken van de nieuwste hardware en software krijg jij gemoedsrust. Daarnaast betekent intelligente ondersteuning en onderhoud op afstand dat apparaten direct worden gepatcht, wat de kans op cyberaanvallen aanzienlijk verkleint.
4. Kosten besparen en beheren
Printers kunnen voor de meeste kleine bedrijven een dure maar cruciale investering zijn. Door de mogelijkheid te bieden om apparaten te leasen in plaats van ze meteen te kopen, blijven de kosten beperkt. Die verschuiving – van CapEx naar OpEx op je balans – maakt de kosten volledig voorspelbaar, met als bonus dat je het apparaat aan het einde van het contract automatisch kunt vernieuwen of vervangen door de nieuwste upgrade, net als bij je telefooncontract. Het is ook de flexibele keuze, die de mogelijkheid biedt om je aan te passen als de printbehoeften van je kantoor veranderen. Met managed print word je niet opgezadeld met een duur apparaat en zit je niet vast aan een inflexibel, vooruitbetaald contract.
Wat maakt de managed print-oplossingen van Ricoh tot de beste keuze voor kleine bedrijven?
Ricoh's Essential Print-oplossingen voor kleine bedrijven zijn ontworpen om in te spelen op de uitdagingen van de markt. Wij begrijpen dat de tijd dringt, dat technologie een cruciale investering is die moet renderen en dat je meer nodig hebt dan 'goed genoeg' om je bedrijf te laten groeien. Daarom zorgen onze oplossingen voor meer productiviteit, betere samenwerking en verbeterde beveiliging. Je krijgt alle voordelen van een hands-on ondersteunende technologiepartner, maar dan geleverd als een kosteneffectief pakket. Als jouw leverancier van digitale diensten willen wij dat je vrij bent om meer te bereiken, je mensen veilig te ondersteunen en flexibeler en productiever te zijn.
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe