AI-beleid bij organisaties moet beter

Medewerkers gebruiken steeds vaker AI-tools, met name ChatGPT. Toch hebben veel organisaties nog geen gericht beleid voor het werken met AI. Vaak is er geen AI-training. En ondersteuning in het gebruik van AI op de werkplek ontbreekt dikwijls. Dit blijkt uit een nieuw onderzoek van Ricoh.

Kloof in adaptatie 

Onderzoeksbureau Opinium voerde in opdracht van Ricoh een enquête uit onder duizend medewerkers in Nederland. Het onderzoek biedt waardevol inzicht in hoe medewerkers aankijken tegen het gebruik van AI op de werkplek, zodat organisaties hierop kunnen anticiperen. Zo komt uit het onderzoek naar voren dat 53% van de Nederlandse medewerkers AI-tools gebruikt. 18% van deze respondenten past de tools één of meer keren per dag toe. Terwijl slechts 17% van de werkgevers trainingen aanbiedt over het gebruik van AI-tools. 

Tim Wolff, Marketing Director van Ricoh Northern Europe, reageert: “Het onderzoek laat zien dat AI een hot topic is. Medewerkers zijn hier volop mee bezig. Ik vind het opvallend dat zij AI sneller adopteren dan hun organisaties. En dat organisaties achterblijven in het ontwikkelen van adequaat beleid voor de toepassing van AI in het dagelijks werk. Hierdoor lopen zij mogelijk productiviteitsvoordeel mis. En laten zij kansen liggen om slimmer te werken. Bovendien bestaat het risico dat ze onbedoeld verkeerde informatie verspreiden via Generative AI. Educatie en governance op het vlak van AI zijn dus van groot belang.” 

Risicobeheer 

Het onderzoek laat verder zien dat slechts 21% van de organisaties risicobeheersmaatregelen treft. Deze maatregelen garanderen veilig en transparant gebruik van AI, ondanks de risico’s die ermee samenhangen. Denk aan het overtreden van auteursrecht en privacywetgeving. Om AI veilig te gebruiken, zijn er duidelijke bedrijfsrichtlijnen nodig. Samen met de juiste training helpt dit werknemers binnen veilige kaders te handelen én productiever te werken. 

Werkplekautomatisering op orde

Wolff: “AI heeft de potentie om de manier van werken positief te veranderen en de productiviteit drastisch te verhogen. Hiervoor is het wel zaak dat AI soepel kan samenwerken met andere automatiseringstools. Denk aan Microsoft 365 Copilot of aan onze ingebouwde AI-tools in de documentmanagementsystemen van Ricoh. Als een organisatie de basisprocessen heeft geautomatiseerd, bijvoorbeeld door repetitieve taken te stroomlijnen met workflows, kan de organisatie meer geavanceerde AI-tools integreren.” 

Overtuigd van meerwaarde automatiseringstools

67% van de Nederlandse medewerkers is ervan overtuigd dat de juiste automatiseringstools en -technologie meer waarde aan hun organisatie toevoegen. Wel wil 64% eerst meer weten over de voordelen van deze automatiseringstools en -technologieën voordat ze deze toepassen. Met training kunnen organisaties hen hierin wegwijs maken. 

Win-win 

Wolff besluit: “Als je medewerkers AI dagelijks gebruiken, wil je dat dit veilig en volgens de kaders gebeurt. Dan moet je hen daar wél in faciliteren. Organisaties die dit doen, profiteren het meeste van de voordelen die de technologie biedt en nemen een voorsprong. Bovendien is het altijd goed om te investeren in het bijscholen van medewerkers. En om hen de kans te geven om te leren en te groeien. Dit is een win-winsituatie voor zowel medewerkers als organisaties.” 

De onderzoeksresultaten in het kort 

• 53% van de medewerkers gebruikt AI-tools, waarvan 18% dagelijks. Toch krijgt slechts 17% AI-training en slechts 21% van de organisaties treft risicobeheersmaatregelen voor het gebruik van AI. 
• 58% van de medewerkers is ervan overtuigd dat geautomatiseerde processen de productiviteit verhogen, maar 64% wil eerst meer inzicht in de voordelen ervan. 

Voor meer informatie kijk op www.ricoh.nl.