Schoolbesturen besparen 300.000 uur door digitale factuurverwerking

Printen Twitter LinkedIn Facebook

Schoolbesturen besparen 300.000 uur door digitale factuurverwerking

Zoekraken factuur grootste knelpunt bij factuurverwerking

’s-Hertogenbosch, 08 april 2010 – Schoolbesturen kunnen 300.000 uur per jaar besparen door het invoeren van digitale factuurverwerking. Het is vrij eenvoudig om de tijd die de verwerking van een factuur vergt fors terug te brengen en daarmee de kosten van een rekening te verlagen. Dat constateert documentmanagementspecialist Ricoh.

 

Besparen op arbeidsintensieve processen

“Een an de manieren om administratieve lastenverlichting tot stand te brengen is het stroomlijnen van arbeidsintensieve processen”, stelt Jeroen Spierings, market development mananager bij Ricoh. In Nederland zijn er 358 schoolbesturen voor voortgezet onderwijs ten behoeve van zo’n 900.000 leerlingen. Met digitale factuurverwerking ligt het besparingspotentieel per schoolbestuur op ca. 70 uur per maand. De besparing kan dus oplopen tot 300.000 uur per jaar voor schoolbesturen.

 

Dit sluit prima aan bij de besparingen die nu en in de toekomst gerealiseerd dienen te worden in het onderwijs. Het (demissionair) kabinet wil 90 miljoen euro besparen in de professionaliseringsslag van schoolbesturen. Met de invoering van digitale factuurverwerking kan een eerste stap worden gezet zodat het afhandelen van inkomende facturen een stuk efficiënter verloopt. Spierings: “Andere efficiëntievoordelen zijn te behalen bij onder andere administratieve processen zoals contractbeheer, postverwerking en personeelsdossiers.”

 

Knelpunten verwerking inkomende factuurstroom

De meest voorkomende problemen die scholen ondervinden met verwerking van facturen op de traditionele manier hebben betrekking op:

1.    het zoekraken van de factuur

2.    tijdsinvestering

3.    vragen beantwoorden en opzoeken facturen

4.    onbekendheid status in proces (goedkeuring intern)

5.    fysieke archiefruimtegebrek

 

De overheid stimuleert

Ook de overheid stimuleert de stroom van elektronische facturen, door het "Actieplan e-Factureren" van Staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken. In 2010 moet de overheid 10% van de facturen elektronisch kunnen ontvangen en verwerken. In 2014 moet dit 80% zijn. Daarnaast besloot Staatssecretaris De Jager in februari 2009 alle extra eisen voor de elektronische factuur af te schaffen.

 

Over Ricoh Nederland

Ricoh is leverancier van IT & Documentoplossingen. Dankzij de sleutelrol die Ricoh heeft gespeeld bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering, is het bedrijf in slechts twintig jaar uitgegroeid tot wereldwijd marktleider in duurzame documentoplossingen. Met 108.500 medewerkers en kantoren in meer dan 50 landen beschikt het Ricoh-concern momenteel over één van de grootste verkoop- en servicenetwerken in de branche. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in ‘s-Hertogenbosch. Voor meer informatie: www.ricoh.nl

Naar begin