Nieuws

Printen Twitter LinkedIn Facebook

Organisaties lopen risico niet te voldoen aan de wettelijke vereisten voor documentbeheer

’s-Hertogenbosch, 15 september 2011 - In organisaties in de gezondheidszorg, het onderwijs en de financiële dienstverlening bestaat een steeds groter risico dat essentiële, bedrijfskritische documentatie verloren gaat of dat men niet voldoet aan de wettelijke regelgeving voor documentbeheer. Dit wordt aangetoond door nieuwe gegevens uit de Ricoh Process Efficiency Index. Het onderzoek is uitgevoerd door Coleman Parkes Research en omvatte interviews met 458 senior executives afkomstig uit zes verticale marktsectoren in Europa. Het blijkt dat 31% van alle Europese organisaties nog steeds belangrijke documenten kwijtraakt, terwijl er bij 24% daarvan helemaal geen audit trail-faciliteiten in gebruik zijn om bedrijfskritische documentstromen te bewaken en verloren informatie terug te halen.

"De dynamiek waarmee toekomstige werkplekken geconfronteerd worden, stimuleren het overaanbod aan informatie. Tot 2020 groeit de hoeveelheid digitale informatie met een factor 30 en het aantal bestanden met een factor 60. Dit in combinatie met de veranderende cultuur op de werkplek betekent dat effectief informatiebeheer en het voldoen aan regelgeving van het grootste belang zijn voor organisaties in alle sectoren”, zegt Paul Nanninga, Director Managed Document Services bij Ricoh Nederland. Nanninga vervolgt: “Deze bevindingen tonen echter aan dat veel Europese organisaties toegeven hun bedrijfskritische documentprocessen nog steeds niet effectief te beheren, waardoor zij niet op de toekomst voorbereid zijn."

Het onderzoek toont aan dat zelfs de zwaarst gereguleerde bedrijfstakken aan risico blootstaan. Een CIO uit de gezondheidszorg zegt hierover in de Proces Efficiency Index: “We werken met de FDA (Food and Drug Administration) en de EMA (European Medicines Agency) en dus moet alle informatie in ons bedrijf absoluut veilig zijn, anders zouden er ernstige vragen optreden over de geldigheid van onze informatie.” Het onderzoek toont echter aan dat bijna een derde (29%) van de organisaties in de gezondheidszorg geen audit trail-processen ingesteld heeft voor hun bedrijfskritische documenten.

Een CIO uit de sector financiële dienstverlening:"...vanwege de enorme hoeveelheid documenten die doorzocht moet worden, kan het soms bijzonder moeilijk zijn om terug te vinden wat we zoeken; dat is voor ons een ander probleem." De gegevens uit het onderzoek leggen ook een soortgelijke trend bloot, nu minder dan de helft van de Europese organisaties in de financiële dienstverlening (slechts 45%) bevestigt dat ze in staat zijn om audit trails uit te voeren voor alle vertrouwelijke en essentiële zakelijke documenten, en 20% van deze bedrijven in de financiële dienstverlening aangeeft dat ze helemaal geen processen geïnstalleerd hebben. Deze cijfers zijn significant en maken het twijfelachtig of bedrijven nog wel voldoen aan de Sarbanes-Oxley Act, de wet die organisaties verplicht ervoor te zorgen dat essentiële documenten niet gewijzigd of vernietigd worden en niet zoek raken.

Wat zelfs nog zorgwekkender is, is dat het 31% van alle Europese bedrijven nog steeds overkomt dat ze belangrijke documenten kwijtraken. Gebleken is dat organisaties in het onderwijs de meeste risico’s lopen; 38% geeft toe dat ze essentiële zakelijke informatie soms kwijtraken of niet meer terug kunnen vinden, vergeleken met 14% in de juridische sector. Meer dan de helft van alle bedrijven (52%) geeft aan dat het grootste gevolg een significante vertraging van zakelijke processen is. Bijkomende gevolgen variëren van schade aan de reputatie tot het niet betalen van facturen, verlies van essentiële informatie, het niet voldoen aan wettelijke vereisten en ontevreden klanten.

Paul Nanninga voegt hieraan toe: "In een tijd dat organisaties in alle sectoren bezig moeten zijn met het verbeteren van hun operationele efficiëntie in algemene zin om concurrerend te kunnen zijn op de wereldmarkt, toont het onderzoek aan dat vele van hen zichzelf onnodig aan risico’s blootstellen."

"Terwijl CIO’s bezig zijn de essentiële zakelijke processen te bekijken en methoden voor grote hoeveelheden data binnen hun organisatie toe te passen, hebben ze ook de ondersteuning van de COO en de CEO nodig om de nodige wijzigingen door te voeren in werkmethoden en documentprocessen. Dan kunnen ze samen met de juiste zakelijke partner een end-to-end optimalisatiestrategie implementeren die de zakelijke kosten omlaag brengt en een grote invloed heeft op de medewerking en effectiviteit van het personeel, en tevens ervoor zorgt dat voldaan wordt aan de regelgeving met betrekking tot documenten binnen hun specifieke verticale markt."


Over Ricoh
Ricoh (Ricoh Company) is een bedrijf uit de Fortune Global 500-ranglijst dat gespecialiseerd is in IT en documentmanagement.  Ricoh vormt grootschalige, documentintensieve zakelijke processen om tot efficiëntere processen. Dit wordt bereikt door de expertise die Ricoh heeft opgebouwd in documentbeheer, production printing, kantooroplossingen en IT-services.

Door met Ricoh samen te werken, kunnen bedrijven hun manier van werken stroomlijnen, efficiënter en winstgevender worden en de kennis binnen hun organisatie effectiever delen. Met een wereldwijd personeelsbestand van 109.014 is Ricoh werkzaam in Europa, Noord-, Midden- en Zuid-Amerika, Azië-Pacific, China en Japan. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in 's-Hertogenbosch, waar zo’n 1.400 mensen werkzaam zijn.

Afbeelding Ricoh Process Efficiency Index infographic 

Naar begin