CEO’s en organisaties moeten zich niet laten gijzelen door technologie
Door David Mills, Executive Vice President, Operations, Ricoh Europe
Uit recent onderzoek van The Economist Intelligence Unit blijkt opvallend genoeg dat bijna een derde (31 procent) van de topmanagers in het bedrijfsleven bezorgd is dat nieuwe technologieën in plaats van bedrijfsbehoeften vorm zullen geven aan de toekomst van hun bedrijf en hoe daar leiding aan wordt gegeven . Bovendien denkt meer dan een derde (37 procent) dat hun organisatie tegen 2020 de technologische ontwikkelingen niet meer zal kunnen bijhouden en haar concurrentievermogen zal verliezen. Er bestaat weinig twijfel over het feit dat technologie een van de voornaamste drijvende krachten is achter de voortgaande veranderingen op de werkplek. Topmanagers wereldwijd stelden recentelijk dat technologische vooruitgang volgens hen een van de drie belangrijkste macrotrends is die, meer dan andere trends, de komende tien jaar zullen leiden tot een gewijzigd functioneren van bedrijven.
Het is daarom essentieel dat topmanagers er niet door worden gegijzeld. In plaats daarvan dienen ze van de juiste hulpmiddelen en knowhow te worden voorzien, waarmee ze de technologie optimaal kunnen benutten om toekomstgerichte, innovatieve bedrijfsprocessen te implementeren. De geoptimaliseerde processen zullen het hen vervolgens mogelijk maken sneller te reageren op de behoeften van klanten, de uitwisseling van kennis tussen werknemers te ondersteunen en te zorgen voor een flexibele bedrijfsstructuur met voldoende aanpassingsvermogen.
De meerderheid (70 procent) van de topmanagers op mondiaal niveau erkent dat er nog steeds veel voordeel kan worden behaald uit het benutten van technologie ter verbetering van de operationele efficiëntie. Tevens verwachten ze dankzij technologische ontwikkelingen sneller en beter te kunnen inspelen op de wensen van klanten en via steeds meer verfijnde gegevensanalyses producten en diensten tot een ongekend niveau op maat gesneden te kunnen leveren.
Hoe kunnen CEO’s er dan voor zorgen dat technologie aan hun verwachtingen voldoet, dat de operationele activiteiten van hun bedrijf de toekomst aankunnen en dat die activiteiten voldoende in staat zijn zich aan te passen om te garanderen dat de organisatie in de toekomst concurrerend blijft?
Begin op de juiste plaats – Analyseer via welke weg cruciale bedrijfsinformatie in kennis wordt omgezet of zakelijke waarde toevoegt. Informatie is een van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van een organisatie. Het levert concurrentievoordeel op en definieert het doel en de focus van een bedrijf. Werknemers dienen snel over de juiste informatie te kunnen beschikken ter ondersteuning van hun centrale bedrijfstaken. Begin met een onderzoek naar de centrale informatieprocessen die het hart van de organisatie uitmaken. Daarbij gaat het gewoonlijk om verkooptransacties, facturering en contacten met klanten.
Stel de genormeerde verwachtingen ter discussie om knelpunten te ontdekken – Beoordeel de efficiëntie van de centrale processen door ‘zo doen we dat nu eenmaal’ ter discussie te stellen. De processen waren ongetwijfeld efficiënt toen ze werden ingevoerd, maar zijn ze nog geschikt voor de enorm gegevensrijke realiteit van vandaag de dag? Het in twijfel trekken van de status quo laat organisaties knelpunten ontdekken die van invloed zijn op het aanpassingsvermogen van het bedrijf. In Spanje bekeek een overheidsklant van Ricoh de wijze waarop formulieren werden verwerkt die dagelijks via haar kantoren door mensen werden ingediend. De klant slaagde erin de verwerkingstijd van aanvragen terug te brengen van meerdere dagen tot enkele minuten door het gehele proces opnieuw te ontwerpen, digitalisering in te voeren en integratie in een ERP-systeem te realiseren.
Blijf het doel voor ogen houden – De werkplek zal blijven veranderen, maar als de centrale processen zijn geoptimaliseerd en de resultaten voortdurend worden geëvalueerd, kan de organisatie haar aandacht stevig gericht houden op het realiseren van de bedrijfsdoelen. Doorlopend onderzoek ter identificatie van andere te optimaliseren gebieden dient te worden opgenomen in elke overeenkomst tot dienstverlening met externe deskundigen. Het uiteindelijke resultaat zal zijn dat de informatieprocessen van het bedrijf zich richten op de behoeften van het bedrijf en dat het bedrijf niet, zoals nu vaak gebeurt, in de val trapt van een door technologie aangedreven proces dat niet volledig wordt benut en dat geen waarde toevoegt aan de centrale bedrijfsactiviteiten.
Naarmate topmanagers zich op de volgende tien jaar vol zakelijke uitdagingen richten, erkennen veel van hen (zes van de tien) dat de markten waarop zij actief zijn tussen nu en 2020 aanzienlijk zullen veranderen en weinig gelijkenis zullen vertonen met de die van vandaag de dag. Ongetwijfeld zullen de succesvolle organisaties van de toekomst die organisaties zijn die verandering verwelkomen, de voordelen van innovatieve technologieën inzien en die optimaal benutten om hun informatie-infrastructuren toekomstbestendig te maken en een concurrentievoordeel te creëren.
http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/nl
