Faciliteer hybride werken
RICOH Spaces
Online werkplekken reserveren en beheren in de cloud
Verbind medewerkers, werkplekken en ervaringen
Als organisatie sta je voor de uitdaging om hybride werken doorlopend te optimaliseren. En om de werkomgeving hier volledig op in te richten.
Met RICOH Spaces maak je dit mogelijk. Hiermee boeken medewerkers eenvoudig een werkplek, parkeerplek of vergaderruimte. Terwijl je als organisatie het aantal werkplekken, ruimtes en parkeerplekken eenvoudig beheert en inzicht krijgt in het kantoorgebruik.
Bekijk de video.
Functionaliteiten
-
Werkplekken reserveren
-
Meeting Room Management
-
Bewegwijzering
-
Bezoekersbeheer
-
Narrowcasting
-
Serviceverzoeken
-
Aanwezigheids- en omgevingssensoren
Werkplekken reserveren
Soepel en snel aan de slag
Medewerkers zien meteen welke bureaus beschikbaar zijn en reserveren eenvoudig een werkplek via een 3D-plattegrond via de app of webbrowser. Door werkzones aan te maken, zorg je ervoor dat teamleden elkaar snel vinden. Zij kunnen dan een werkplek vlakbij reserveren om soepel samen te werken.
Integreer je de RICOH Smart Lockers met de RICOH Spaces-app? Dan kunnen medewerkers ook werkbenodigdheden reserveren en ophalen bij de lockers.
Dankzij de data die je met RICOH Spaces genereert, anticipeer je bovendien razendsnel op de (veranderende) behoeften van medewerkers als het gaat om de indeling en/of inrichting van kantoor.
Meeting Room Management
Altijd en overal soepel reserveren
Medewerkers reserveren eenvoudig een vergaderruimte via de app, webbrowser of een Room Panel (display) bij de vergaderruimte zelf. Op de interactieve 3D-plattegrond zien zij direct welke vergaderruimtes er vrij zijn.
Dankzij integratie met andere functionaliteiten (zoals serviceaanvragen) stroomlijn je het beheer van vergaderruimtes verregaand:
- Boek gekoppelde vergaderruimtes in één keer
- Beheer bezoekers binnen dezelfde workflow
- Vraag services aan tijdens het boeken
- Beveilig belangrijke vergaderruimtes met authenticatie
- Zoek ruimtes met specifieke functies (via de webbrowser of plattegrond)
Om vergaderruimtes eenvoudiger te beheren bieden de RICOH Spaces Room Panels (displays) onder andere:
- Een overzicht van de boeking, met de optie om de achtergrond te veranderen
- Meldingen wanneer je incheckt en waarschuwingen als dit niet gebeurt, waarna de vergaderruimte automatisch weer vrijkomt
- IoT-sensoren die jouw binnenkomst detecteren, waardoor de lampen aangaan
- Een functie waarmee je de vergadering eerder beëindigt
Bewegwijzering
Breng je werkplek tot leven met interactieve 3D-bewegwijzering
Medewerkers boeken eenvoudig een werkplek vanaf een display op kantoor. Op dit display is een live plattegrond te zien. In één oogopslag zie je waar collega’s aan het werk zijn. Ook is de kantoorindeling makkelijk in te zien voor bezoekers.
Laat dit display ook zien op andere schermen op kantoor. Dan navigeren bezoekers nog eenvoudiger door het kantoor. Dit draagt bij aan een positieve ervaring.
- Eenvoudige en effectieve bewegwijzering
- Belangrijke voorzieningen zijn snel te vinden, zoals kantines, toiletten en nooduitgangen
- Bezoekers bewegen zich prettig door het kantoorgebouw
Bezoekersbeheer
Efficiënt, digitaal bezoekersbeheer
Laat een perfecte eerste indruk van je organisatie achter, verbeter de beveiliging en verhoog de productiviteit van je medewerkers met het bezoekersbeheer in RICOH Spaces.
Bezoekers melden zich eenvoudig aan en vullen de gegevens in die je nodig hebt. Hierdoor hoef je geen handmatige processen en papieren archieven meer bij te houden.
Ook is het mogelijk om bezoekers vooraf in te boeken en een medewerker aan te wijzen als gastheer of -vrouw. Hij of zij krijgt dan een melding wanneer de bezoeker zich aanmeldt.
Of je nu beschikt over één compact kantoor of meerdere kantoorgebouwen: het bezoekersbeheer is flexibel en schaalbaar en dus altijd in te passen.
Narrowcasting
Een unieke ervaring voor medewerkers en klanten
Met de narrowcastingfunctie stuur je gerichte boodschappen naar je medewerkers en klanten. Creëer en beheer de content vanaf elke locatie. Zo blijft de content actueel en relevant.
- Houd je medewerkers op de hoogte van bedrijfsnieuws, branchetrends, het weer, sportnieuws of aandelen
- Toon relevante data via dashboards en ranglijsten
- Maak o.a. werkplekreservering en bewegwijzering mogelijk via de displays
- Promoot evenementen en trainingen
Serviceverzoeken
Stroomlijn processen met serviceverzoeken
Creëer in een handomdraai specifieke serviceverzoeken. Bijvoorbeeld voor catering, schoonmaak en de indeling van een vergaderruimte. De serviceverzoeken zijn volledig op maat te maken via de form builder.
Bespaar tijd door handmatige processen te automatiseren:
- Plan geautomatiseerde acties, zoals een nieuw schoonmaakverzoek
- Integreer met ticketbeheersystemen van derden, zoals ServiceNow
- Ontvang meldingen van serviceverzoeken rechtstreeks in Microsoft Teams
- Boek bezoekers vooraf in en vraag vooraf services aan
- Wijs services toe aan specifieke ruimtes
Aanwezigheids- en omgevingssensoren
Verbeter de werkplek met AI-gedreven IoT-sensoren
Krijg realtime gedetailleerde data over vergader- en samenwerkingsruimtes. Deze data wordt direct geïntegreerd in je werkplekrapportage en biedt waardevolle inzichten. Denk aan vergelijkingen tussen eerdere, huidige en toekomstige trends.
De belangrijkste voordelen:
- Realtime inzicht in het aantal medewerkers per verdieping.
- Annuleer een meeting als er na 10 minuten niemand aanwezig is in de ruimte.
- Vergelijk hoe bureaus, vergader- en samenwerkingsruimtes worden geboekt en gebruikt.
- Verbeter de werkplekefficiency. Bijvoorbeeld door na te gaan of ruimtes langer worden gebruikt dan nodig is. Of in hoeverre de ruimte groot genoeg is voor het aantal medewerkers voor de vergadering.
Waarom RICOH Spaces?
Met RICOH Spaces beschik je als organisatie over een dynamisch platform waarmee je hybride werken maximaal faciliteert.
- Wereldwijd toepasbaar en in meerdere talen beschikbaar
- Gebruiksvriendelijk ontwerp
- Een openbare roadmap met feedback van de organisaties die je voorgingen
- De nieuwste cloudtechnologie waarmee het platform schaalbaar wordt
- Uitgebreide gegevensverzameling stelt je in staat om de werkplekervaring doorlopend te optimaliseren
- Profiteer van partnerintegraties met Ricoh als centraal aanspreekpunt
Ga voor een optimale werkplekervaring
Zelf de voordelen ervaren?
Vraag vrijblijvend advies aan en ontdek de meerwaarde van RICOH Spaces voor jouw organisatie.
Kosteloos advies
