Als organisatie werk je met systemen. Tegelijk vinden de processen eromheen vaak handmatig en deels op papier plaats. Dit kan veel efficiënter. Breng je documentprocessen op orde door deze te digitaliseren én te automatiseren via documentmanagement. Samen met Ricoh. 

Altijd inzicht
Met onze documentmanagementoplossingen automatiseer je processen waar mogelijk. Zo kunnen medewerkers slimmer werken, heb je altijd inzicht in de actuele status van een proces én reduceer je het risico op menselijke fouten. Ook verhoog je het werkplezier en kun je je richten op de werkzaamheden die echt toegevoegde waarde leveren aan je organisatie.

Documentmanagement
Je kunt bij ons terecht voor tal van oplossingen voor documentmanagement, waaronder DocuWare. Met documentmanagement beheer je al je informatie, documenten en processen vanuit één centraal systeem, on premise óf in de cloud. Dankzij geautomatiseerde workflows elimineer je onnodige handmatige stappen in een proces en verkort je de doorlooptijden. En dankzij audit trails houd je maximaal inzicht en grip op het verloop van een proces.

De voordelen

1. Beheer alle documenten vanuit één centraal systeem, in de cloud of on premise.
2. Stel alle informatie altijd en overal beschikbaar voor de medewerkers die er toegang toe moeten hebben.
3. Automatiseer handmatig werk via workflows, waardoor je de doorlooptijden van processen verkort.
4. Krijg meer inzicht in de status van processen.
5. Houd grip op vlotte en correcte informatie- en documentverwerking.
6. Compliant met de actuele wet- en regelgeving.

Informatie komt op verschillende manieren binnen. Bijvoorbeeld per post of via e-mail. Medewerkers slaan die informatie allemaal anders op. Het resultaat: een veelheid aan documenten, die verspreid staan opgeslagen door de organisatie. Met Digital Archiving Solutions van Ricoh houd je alle informatie op één plek.

Een compleet en veilig archief
Met onze digitale archiveringoplossingen richt je razendsnel een compleet, veilig archief in. Van gespreksverslagen, e-mails en presentaties tot (klant)aanvragen, offertes, facturen en contracten. Het archief is voor iedereen toegankelijk en eenvoudig doorzoekbaar. Ook op afstand.

De voordelen

• Alle documenten, informatie en correspondentie op één plek.
• Alle dossiers altijd volledig en snel bij de hand.
• Zeer gedetailleerde zoekfunctionaliteiten per klant, opportunity of contactpersoon.
• Optimale beveiliging van (privacygevoelige) informatie en documenten dankzij encryptie van data en communicatie.
• Voldoe aantoonbaar aan de AVG dankzij autorisatieniveaus, een audit trail en mogelijkheden om documenten na de bewaartermijn automatisch te verwijderen.

Hoe zorg je dat iedereen in de organisatie snel (urgente) fysieke post ontvangt, nu we steeds vaker flexibel en op afstand samenwerken? Met Digital Mailroom Solutions van Ricoh digitaliseer je fysieke poststromen en houd je grip op de verwerking én opvolging van de post.

Ontdek het gemak van een digitale postkamer 
Met onze oplossingen scan je de inkomende post direct bij binnenkomst en zorg je voor razendsnelle digitale distributie. Afdelingen of individuele medewerkers ontvangen hun poststukken direct in hun mailbox. Fysiek aanwezig zijn op kantoor is dus niet langer nodig. Dit zorgt voor snellere opvolging en kortere doorlooptijden.

De voordelen

• Medewerkers ontvangen altijd snel hun fysieke post, ook op afstand.
• Vlotte opvolging van alle post en kortere doorlooptijden dankzij workflows en mogelijkheden voor reminders en escalatie.
• Archiveer alle post in één centraal systeem.
• Waarborg de security dankzij o.a. uitgebreide autorisatiemogelijkheden.

Fysieke documenten snel en adequaat verwerken is vaak een uitdaging. Veelal ontbreekt het aan een compleet en actueel overzicht en documenten zijn niet voor iedereen overal toegankelijk. Met Enterprise Content Management Solutions tackel je deze uitdagingen.  

Eenduidige documentverwerking
Onze oplossingen geven je medewerkers de mogelijkheid om informatie eenduidig vast te leggen, te beheren, te verwerken, op te slaan én snel weer terug te vinden. En dat alles vanuit één centrale, optimaal beveiligde locatie.

De voordelen

• Informatie altijd en overal toegankelijk.
• Snellere doorlooptijden, hogere productiviteit.
• Besparing in kosten en tijd.
• Optimaal beveiligd en grip op naleving van processen.
• Eenvoudige integratie met andere workflows en applicaties.
• Verbeter de klantervaring en -tevredenheid 
• Meer transparantie en overzicht.

Automatiseer processen met documentmanagement
Met documentmanagement beheer verwerk je al je documenten snel en efficiënt, in één centraal systeem. Handmatige stappen in een proces zijn eenvoudig te automatiseren. En documenten zijn voor iedereen altijd direct beschikbaar, op locatie of in de cloud.

Alle documenten in je organisatie eenvoudig creëren, produceren, distribueren en beheren vanuit één centraal platform? Met Enterprise Outpunt Management van Ricoh bepaal je met één druk op de knop waar en hoe documenten worden geproduceerd, geprint en afgeleverd.

Optimaliseer de output
In het platform beheer je eenvoudig alle documenttypen en printvereisten in je organisatie. Het is bijvoorbeeld mogelijk om specifieke documenten automatisch naar de centrale repro, grafimediabedrijf of kantoorprinter te sturen. Zo optimaliseer je de output, voorkom je onnodig printwerk en realiseer je interessante kostenbesparingen.

Ontdek de kansen
Onze Enterprise Output Management-oplossingen geven ook een volledig beeld van de huidige print- en documentstromen in je organisatie. Zo krijg je inzicht in de kosten voor documentproductie en -distributie en ontdek je waardevolle kansen voor procesoptimalisatie.

De voordelen

• Eenvoudig beheer van drukwerk, printers en apparaten.
• Meer transparantie en grip op de kosten.
• Volop mogelijkheden voor procesautomatisering.
• Output naar mobiele apparaten.
• Onze oplossingen integreren naadloos met bestaande software en suites voor documentbeheer, zoals Streamline NX. Zo beheer je alle output in één centrale oplossing.

Gegevens invoegen in spreadsheats. Informatie verzamelen uit openbare bronnen en netjes ordenen. Of data van de ene applicatie overzetten naar de andere. Ongemerkt gaat er in je organisatie veel tijd verloren aan handmatig administratief werk. Terwijl een softwarerobot dit ook voor je kan doen, in een fractie van de tijd.

Eén aanspreekpunt
Ricoh adviseert je graag over de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie. Hiermee automatiseer je repetitieve, handmatige handelingen zónder dat dit impact heeft op je huidige IT-infrastructuur. Dit bespaart medewerkers waardevolle tijd: zij houden ruimte over voor hun kerntaken en meer strategische werkzaamheden.
Zo gewenst adviseren we je ook graag over verrijking met cognitieve intelligentie door bijvoorbeeld Machine Learning of Natural Language Processing. 

Onze dienstverlening is inclusief:

• projectmanagement en training
• ontwerp en implementatie
• helpdesk en remote support

• Verkort de betaaltermijnen, verlaag de DSO en optimaliseer je cashflow en liquiditeit.
• Zorgen voor naleving van grensoverschrijdende e-facturering.
• Flexibel en schaalbaar. Altijd inzicht.
• Beheer kosten via een 'as-a-service' abonnement.
• Advies en ondersteuning voor een soepele transitie van papieren naar elektronische facturatie.