6 redenen om je crediteurenproces te automatiseren
Veel organisaties beheren het crediteurenproces nog steeds (deels) handmatig. Dit kost tijd, is inefficiënt én leidt tot meer fouten. Overweeg daarom om te automatiseren. In dit artikel geef ik 6 redenen waarom automatisering van het crediteurenproces een goed idee is.
Wat is crediteurenautomatisering?
Automatisering van het crediteurenproces betekent dat je technologie inzet om het volledige proces van het beheren en betalen van leveranciersfacturen te optimaliseren en digitaliseren. Je automatiseert taken zoals gegevensinvoer, het matchen van facturen en het goedkeuren van betalingen. Hierdoor verminder je het handmatig werk, vergroot je de nauwkeurigheid en verwerk je betalingen sneller én op tijd. Oplossingen voor automatisering van het crediteurenproces integreer je bovendien eenvoudig met je bestaande financiële systemen, waardoor je realtime inzicht in de cashflow krijgt en je de financiën efficiënter beheert.
In een onderzoek van Ricoh geeft 27% van de CFO’s aan dat onvoldoende investeren in automatisering de productiviteit van medewerkers het meest beïnvloedt. Hierdoor lopen medewerkers vast in handmatige processen en administratieve taken.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van een geautomatiseerd crediteurenproces?
Organisaties die hun crediteurenproces automatiseren, profiteren in elk geval van de volgende voordelen:
1. Bespaar tot 95% tijd
70% van de verwerkingstijd gaat vaak verloren aan het afstemmen van facturen, met een foutpercentage bij 62% van de bedrijven. Automatisering elimineert handmatige taken, vermindert fouten, e-mails en telefoontjes, en bespaart je teams tot 95% van hun tijd.
2. Verlaag kosten met 80%
Automatisering is een slimme investering die je operationele kosten tot 80% verlaagt. Je realiseert al binnen enkele maanden een rendement op investering (ROI), waardoor middelen vrijkomen voor strategische initiatieven.
3. Bescherm tegen fraude en voldoe aan regelgeving
Geautomatiseerde systemen minimaliseren fraude, waarborgen naleving van financiële en privacyregels en bieden traceerbare audit trails. Dit geeft je zekerheid en verkleint juridische risico’s.
4. Schaal eenvoudig op of af
Automatisering biedt flexibiliteit zonder extra kosten. Of je nu opschaalt of afbouwt, je vermijdt de hoge kosten van werving, training of ontslag.
5.Verbeter realtime inzicht in cashflow
Digitale facturen en geautomatiseerde updates geven je direct inzicht in openstaande betalingen en financiële kansen. Dit versterkt je cashmanagement en helpt je beter te plannen.
6. Bouw sterkere leveranciersrelaties op
Met tijdige en nauwkeurige betalingen voorkom je vertragingen en geschillen. Dit versterkt het vertrouwen van leveranciers en bevordert langdurige samenwerkingen.
Kies de juiste partner
De voordelen zijn duidelijk, maar om ze volledig te benutten, is het essentieel om te werken met een betrouwbare automatiseringspartner.Belangrijke vragen om jezelf te stellen voor de selectie van een geschikte leverancier van automatiseringsoplossingen
Er zijn veel softwareoplossingen die de efficiëntie van een digitaal crediteurenproces beloven. Maar hoe kies je de juiste aanbieder? Stel jezelf deze belangrijke vragen om een weloverwogen keuze te maken:
- Voldoet de oplossing aan jouw behoeften? Controleer of de oplossing echt je verwerkingstijd verkort en je processen stroomlijnt. Is de software gebruiksvriendelijk? Integreert deze naadloos met je huidige systemen? Vraag om case studies en prestatiecijfers om te zien hoe effectief de oplossing is. Ondersteuning tijdens de implementatie is cruciaal om te bepalen of de leverancier op lange termijn aan jouw unieke eisen voldoet.
- Wat is de achtergrond van het bedrijf? Kies een ervaren partner met bewezen kennis in verschillende sectoren. Een grotere aanbieder beschikt over de middelen en expertise om complexe uitdagingen aan te pakken en waarde toe te voegen aan jouw organisatie.
- Heeft het bedrijf ervaring in jouw vakgebied? Werk samen met een leverancier die bewezen heeft jouw behoeften te begrijpen. Kies een partij met een lange staat van dienst in financiële IT en ervaring met vergelijkbare bedrijven. Vraag naar succesverhalen of klanten die in dezelfde branche actief zijn.
- Hoe waarborgt de leverancier ondersteuning en training? Betrouwbare ondersteuning is cruciaal tijdens de implementatie én daarna. Zorg dat de leverancier oplossingen biedt voor training en verandermanagement, zodat je teams snel kunnen wennen aan het systeem. Grote leveranciers hebben vaak bewezen processen en gespecialiseerde teams om je te ondersteunen.
Waarom dit belangrijk is Het kiezen van de juiste aanbieder bepaalt hoe succesvol je overstap naar een geautomatiseerd crediteurenproces wordt. Stel kritische vragen en zoek een partner die jouw groei ondersteunt met bewezen oplossingen.
Klaar om je crediteurenadministratie nog meer onder controle te krijgen?
Ontdek hoe de automatiseringsoplossingen van Ricoh het vastleggen, verwerken en archiveren van facturen vereenvoudigen. Krijg weer controle over de cashflow en maak tijd vrij voor je team.
Benieuwd hoe crediteurenautomatisering werkt?
Download het e-book en ontdek hoe je in 6 stappen je crediteurenproces automatiseert. Lees hoe je handmatig werk vermindert, de nauwkeurigheid verbetert en meer inzicht krijgt.
