Artificial intelligence (AI) helpt ons beter vergaderen
Hybride werken biedt belangrijke kansen om de werkervaring en medewerkerstevredenheid te verbeteren. Dankzij méér flexibiliteit. Het hoort ook steeds meer bij de werkplek van nu: veel mensen besteden inmiddels al een dag per werkweek aan hybride meetings.
Uit onderzoek door Microsoft en Ricoh blijkt echter dat de meeste vergaderruimtes nog niet de juiste tools bieden voor deze meetings. Zo bevat
- slechts 15% van de vergaderruimten videoapparatuur. Dit hindert de samenwerking tussen deelnemers op afstand en op locatie en belemmert een productieve werksessie.¹
- 30% van de organisaties geeft aan dat ze niet voldoen aan de standaard in hun branche qua samenwerkingstechnologie (software en hardware). Dit is storend voor medewerkers die gewoon hun werk willen doen. Het staat zelfs in de top 3 van genoemde belemmerende factoren voor de productiviteit.²
Uiteindelijk schaadt dit de medewerkerstevredenheid. Het kan zelfs resulteren in meer verloop. Daarom is het zo belangrijk voor organisaties om hun vergaderruimtes mensgericht vorm te geven.
Microsoft en Ricoh publiceerden samen een e-book over hybride vergaderen. In dit e-book ontdek je verrassende best practices en innovatieve samenwerkingstools die de kwaliteit van je vergaderingen ingrijpend verbeteren - voor alle deelnemers.
AI verbetert de vergaderervaring
Een van onze belangrijkste tips is om AI-innovatie in de vergaderruimte te brengen. Dit draagt bij aan een betere deelnemerservaring vóór, tijdens en na de meetings.
Zo kan het gebruik van AI-gedreven IoT-sensoren vergaderruimtes transformeren naar slimmere en meer responsieve werkruimtes. Waarbij geavanceerde sensortechnologie je toegang geeft tot gedetailleerde, realtime gegevens. Naadloos geïntegreerd in de analyses van je werkruimte. Zo krijg je een overzicht van en inzicht in de gebruikspatronen. Hoe worden (vergader)ruimten nou echt benut, door hoeveel mensen en op welke manieren?
De basis van deze aanpak is het Microsoft Teams Rooms-platform. Dit platform faciliteert soepele videovergaderingen met een aantal AI-innovaties. Tijdens de vergadering kun je bijvoorbeeld door Copilot realtime aantekeningen laten maken, inclusief vervolgacties. Dit kan worden omgezet naar notulen waarmee eventuele laatkomers meteen inhoudelijk kunnen bijdragen aan de sessie. Na de meeting maakt Copilot snel een samenvatting. Zo zijn gebruikers die achteraf bepaalde informatie zoeken, geen tijd kwijt aan het doorlezen van het volledige transcript.
Er zijn nog veel meer slimme toepassingen in Microsoft Teams Rooms die de afstand overbruggen tussen de deelnemers op afstand en die op locatie. En als gecertificeerde Microsoft-partner helpt Ricoh je bij het ontwerpen, implementeren en ondersteunen van perfect passende samenwerkingsruimtes, overal en op elke schaal.
¹ 2024 Work Trend Index jaarrapport van Microsoft en LinkedIn (AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part).
² Flexible frustrations: onderzoek van Ricoh Europe laat zien dat hybride werktechnologie nog steeds niet op peil is (Ricoh-onderzoek - Flexible frustrations).
Steven Christensen
Microsoft Teams & Devices Lead voor West-Europa
Microsoft
