Facturen controleren, goedkeuren en inboeken. In veel organisaties gebeurt dit nog (deels) met de hand. Dit is foutgevoelig en tijdrovend. Het kan veel efficiënter en effectiever, met automatische factuurverwerking. Wat houdt dit in, hoe implementeer je ’t en wat levert het op? Ontdek er alles over op deze pagina.

Wat is automatische factuurverwerking?

De naam zegt het al: met automatische factuurverwerking verwerk je facturen zónder dat medewerkers er omkijken naar hebben. Vanaf het moment dat de factuur binnenkomt tot aan de betaling. Tijdrovende werkzaamheden, zoals het handmatig controleren en goedkeuren, is dus niet langer nodig als je kiest voor factuurautomatisering.

Hoe werkt automatische factuurverwerking?

Er bestaan uiteenlopende softwareoplossingen voor automatische factuurverwerking. Zoals een document management systeem. Het principe is ongeacht de oplossing hetzelfde. Je scant of uploadt de facturen naar de software, waarna deze de facturen leest en de belangrijkste gegevens zoals het factuurnummer, de datum, de leverancier en het bedrag extraheert.

De software valideert de data en vergelijkt deze met de informatie in je andere systemen, zoals je ERP-, inkoop-, of boekhoudsysteem. De software matcht de facturen vervolgens met bijvoorbeeld een inkooporder of contract. Is er een match? Dan vindt er meteen automatische goedkeuring plaats. Hierdoor hoef je alleen nog te kijken naar de uitzonderingen, als er geen match is. In dat geval stuurt de workflow de factuur door naar de budgethouder(s).

Belangrijk voordeel: door je document management systeem te koppelen aan je ERP-systeem, kan het facturatieproces volledig gestroomlijnd worden. Hierdoor werk je efficiënter, nauwkeuriger en minder tijdrovend. Het voordeel van een koppeling met je ERP- en DMS-systeem is dat je veel meer informatie rondom een factuur centraal kunt opslaan en toegankelijk maakt voor je medewerkers. Denk aan bijhorende correspondentie en e-mails. Met een DMS als aanvulling, heb je álle informatie rondom een factuur altijd snel bij de hand.

Wat zijn de voordelen van automatische factuurverwerking?

Voordeel 1: bespaar tijd

Met automatische factuurverwerking bespaar je veel tijd. Want je verwerkt de facturen zónder tussenkomst van medewerkers. Zij houden tijd vrij voor meer waardevolle taken.

Voordeel 2: factureer nauwkeuriger

Je reduceert de kans op fouten. Je kunt rekenen op betrouwbare en nauwkeurige gegevens en rapporten.

Voordeel 3: optimaliseer de operationele efficiëntie

Als je facturen automatisch verwerkt, gaat dat veel sneller en efficiënter dan wanneer je dit (deels) handmatig doet. Zo blijft er meer tijd over voor het verbeteren van de relatie met de leveranciers. Ook kun je mogelijk betere inkoopcondities overeenkomen als je facturen sneller betaalt.

Voordeel 4: houd meer controle

Je houdt volledige controle over o.a. je crediteurenproces. Waarbij je zelf tijdig en flexibel anticipeert op vertragingen en knelpunten.

Voordeel 5: rapporteer en analyseer beter en adequater

Tot slot profiteer je ook van geautomatiseerde rapportages en analyses van data. Je krijgt eenvoudig en 360 graden inzicht in o.a. de betaaltermijnen en leveranciersprestaties.

Hoe implementeer je automatische factuurverwerking?

Ga je aan de slag? Dan is het zaak om je bestaande facturatieproces te analyseren en de knelpunten in kaart te brengen. Zoek ook geschikte software en maak afspraken met je leveranciers om facturen correct aan te leveren.