Crediteurenproces automatiseren: nut of noodzaak?
Automatisering en digitalisering bieden belangrijke kansen voor de afdeling Finance. In mijn rol als expert Slimmer werken zie ik dagelijks hoe de digitale transformatie financiële teams vooruithelpt en hun processen veel efficiënter maakt.
Neem het crediteurenproces. Sommige bedrijven voeren dit proces nog deels handmatig uit. Kost dit jouw team ook onnodig veel tijd en middelen? Misschien staat dit proces niet het hoogst op de strategische agenda, toch kan het de groei van je organisatie flink in de weg staan.
Als financieel manager is het belangrijk dat je in staat bent om snel bedrijfskritische beslissingen te nemen. Daarvoor is financieel inzicht noodzakelijk. Zonder een realtime overzicht van de cashflow is het lastig om belangrijke investeringskeuzes te maken. En een handmatig crediteurenproces biedt jou als financieel manager géén realtime inzicht in deze essentiële informatie.
In ons onderzoek uit 2024 geeft 20% van de financiële beslissers aan dat een zware administratieve last een van de belangrijkste redenen is waarom hun medewerkers geen voldoening uit hun werk halen.
Automatisering van het crediteurenproces geeft je rechtstreeks inzicht in de cashflow, en toegang tot prognoses en rapportage. Bovendien voorkom je tijdrovende, handmatige taken. Waardoor de medewerkerstevredenheid toeneemt. Met automatisering verbeter je dus ook de werknemerservaring. En in het huidige landschap met een tekort aan talent, is dit topprioriteit.
Waar zit de echte waarde in het crediteurenproces?
Je hebt waarschijnlijk een aparte crediteurenfunctie of medewerkers die dit proces beheren. Het is hun taak om inkooporders, leveringsbonnen en facturen te ontvangen, en betalingen en remittances te verwerken. In sommige organisaties bestaan deze documenten nog steeds op papier die worden bewaard in rommelige postbakken en overvolle archiefkasten.
Deze op papier gebaseerde aanpak biedt geen realtime inzicht in wat er echt gaande is binnen je organisatie, inclusief je daadwerkelijke cashflow. Dit inzicht is essentieel voor je organisatie om betere investeringsbeslissingen te nemen, de ROI van die investeringen te analyseren en duidelijke besparingen te realiseren.
Investeren in een betrouwbaar en veerkrachtig crediteurensysteem ontsluit enorme waarde binnen je bedrijf. Het helpt je je interne processen op te schalen voor een solide toekomst.
Bij elke stap richting het digitaliseren van het crediteurenproces, zijn er ook kansen om geld, tijd en middelen te besparen. Kostbare fouten en misrekeningen zijn het laatste wat een groeiend bedrijf nodig heeft. Zeker als een vergissing leidt tot een gemakkelijk te vermijden risico of financieel verlies.
De voordelen van het automatiseren van het crediteurenproces zijn onder andere:
1. Volledig inzicht voor leidinggevenden
Geautomatiseerde crediteurenprocessen bieden realtime inzicht in je cashflow en verbeteren de prognoses en rapportages. Dit stelt managers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen, met relevante informatie altijd binnen handbereik.
Een systeem dat naadloos integreert in je bestaande processen is cruciaal. Zorg ervoor dat je team vooraf goed wordt getraind voordat het systeem live gaat, zodat de implementatie soepel verloopt.
2. Kostenbesparing
Investeren in een geautomatiseerd systeem verlaagt de kosten gedurende de levenscyclus van je organisatie. Hoewel er een initiële investering nodig is, vermindert het systeem op termijn de verwerkingstijd en benodigde middelen aanzienlijk. Het systeem van Ricoh maakt het proces tot wel 80% sneller. Dit levert een substantiële kostenbesparing op.
Het systeem stelt teams in staat zich te concentreren op strategische doelen. Dit stimuleert de groei en laat medewerkers daadwerkelijk bijdragen aan de organisatie.
3. Efficiënt hybride werken
Als je accountingteam worstelt met een papieren hybride werkomgeving, biedt Ricohs veilige cloudgebaseerde oplossing de flexibiliteit en continuïteit die je nodig hebt, ongeacht waar je teamleden zich bevinden.
Het systeem maakt gebruik van machine learning en AI-technologie, waardoor het gegevensvalidatie en batchgoedkeuringen automatiseert. Dit verlicht de werkdruk voor je team. Taaklijsten, meldingen en versiebeheer maken het proces sneller en eenvoudiger te beheren vanuit verschillende locaties. Zo blijft het team altijd up-to-date en het proces optimaal verlopen.
Conclusie
Automatiseer je crediteurenproces en maak het een strategische kracht voor je organisatie. Financiële managers zoeken actief naar manieren om digitale investeringen waardevol te maken. Het optimaliseren van je crediteurenadministratie levert aanzienlijke rendementen op. Automatisering bespaart tijd, vermindert fouten en biedt realtime inzicht. Dit verbetert de besluitvorming en stelt je team in staat zich te focussen op taken die meer waarde opleveren.
In een tijd waarin wendbaarheid en nauwkeurigheid van het grootste belang zijn, zet je medewerkers met deze technologie in hun kracht. En zorg je ervoor dat je als organisatie concurrerend blijft, nu en in de toekomst.
Ben je benieuwd hoe Ricoh jouw organisatie kan helpen bij automatisering van je crediteurenproces?
