Hoe geautomatiseerd documentbeheer zorgt voor efficiëntere werving en onboarding
Volgens een onderzoek van de CIPD, waarin 1000 HR-leiders in 2024 werden ondervraagd, gaf 69% aan dat de 'war for talent' in het afgelopen jaar is toegenomen. Daarnaast meldt 64% dat het moeilijker is geworden om sollicitanten te vinden. Om succesvol te blijven in een competitieve arbeidsmarkt, is het cruciaal om snel te handelen. Alleen dan kun je de beste kandidaten aantrekken en je wervingsprocessen optimaliseren.
Recruiters worden vaak vertraagd door het beheren van wervingsdocumenten en administratie. Of het nu gaat om sollicitatiedocumenten zoals cv’s en sollicitatiebrieven, of belangrijke wervingsdocumenten zoals aanbiedingsbrieven, contracten en onboardingdocumenten. De administratieve last neemt steeds verder toe, wat het recruitmentproces vertraagt.
Het automatiseren van documentbeheertaken biedt overbelaste HR-teams de kans om hun efficiëntie, productiviteit en effectiviteit aanzienlijk te verbeteren. Zo hebben wij de snelgroeiende retailer B&M geholpen om de onboardingtijd voor nieuwe medewerkers van twee weken te verkorten naar slechts 48 uur. Dit deden we door complexe papieren formulieren te vervangen door gestroomlijnde, geautomatiseerde documentworkflows.
Geavanceerde geautomatiseerde oplossingen voor documentbeheer vormen de basis voor snellere en efficiëntere workflows. Door automatisering te integreren in de wervingscyclus, verbetert de ervaring voor zowel recruiters als kandidaten. Ook worden belangrijke meetgegevens, zoals de doorlooptijd en kwaliteit van de wervingsprocessen, aanzienlijk verbeterd.
Volgens 69% van de HR-leiders is de war for talent het laatste jaar toegenomen.
Wat is geautomatiseerd documentbeheer?
Geautomatiseerd documentbeheer is een onmisbare vorm van procesautomatisering die bedrijven helpt om efficiënter te werken. Door repetitieve taken te vervangen door geautomatiseerde workflows, bespaar je tijd en minimaliseer je fouten. Met een geautomatiseerd documentbeheersysteem beschik je over diverse digitale tools om documenten te genereren, vast te leggen, classificeren, delen, volgen, goedkeuren en archiveren – allemaal binnen één centraal platform.
In werving en onboarding spelen documentprocessen een cruciale rol, van het opstellen van vacatures tot het beheren van ondertekende arbeidsovereenkomsten. Vaak worden kandidaatgegevens handmatig uit verschillende documenten verzameld en ingevoerd in HR-systemen en het kandidaatvolgsysteem. Dit handmatige proces is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.
Met geautomatiseerd documentbeheer verlopen wervings- en onboardingprocessen sneller, gestructureerder en efficiënter. Naarmate de wervingsbehoefte toeneemt, helpen geautomatiseerde workflows HR-teams om eenvoudig een groot aantal sollicitaties en nieuwe medewerkers te verwerken, zonder in te boeten op nauwkeurigheid en compliance.
Hoe optimaliseert automatisering de workflows voor werving en onboarding?
Een succesvolle automatisering van werving en onboarding begint met het betrekken van het recruitmentteam en het verzamelen van feedback over de huidige documentprocessen. Door pijnpunten in kaart te brengen, ontdek je waar automatisering de grootste impact heeft. Toonaangevende organisaties behalen aanzienlijke voordelen door automatisering in hun wervings- en onboardingprocessen te integreren.
1. Efficiëntere werving en digitale onboarding
Met geavanceerde documentbeheeroplossingen kunnen HR-teams automatisch documenten genereren en distribueren. Denk aan vacatures, sollicitatieformulieren, screeningsvragen, contracten en onboardingdocumenten. Dankzij een centrale opslag vinden recruiters documenten eenvoudig terug op trefwoord, wat het recruitmentproces versnelt en fouten minimaliseert.
2. Versnelde goedkeuringen met digitale handtekeningen
Wervings- en onboardingprocessen vereisen vaak goedkeuringen van managers en kandidaten. Geautomatiseerde documentbeheersystemen maken digitale verificatie eenvoudig, waardoor processen sneller en efficiënter verlopen. Papieren formulieren worden geëlimineerd, automatische herinneringen zorgen voor tijdige acties en elektronische handtekeningen versnellen contractondertekeningen.
3. Datagestuurde compliance en een volledige audittrail
Bij elke documentwijziging registreert het systeem automatisch wie, wanneer en waarom een wijziging heeft aangebracht. Alle versies blijven bewaard, zodat HR altijd beschikt over een volledige audittrail. Dit helpt bij het naleven van wet- en regelgeving en voorkomt compliance-risico’s.
4. Slimmere informatieverwerking en integratie
Geautomatiseerde documentbeheersystemen integreren naadloos met gespecialiseerde kandidaatvolgsystemen en HR-informatiesystemen. Inkomende documenten worden automatisch geanalyseerd, gegevens geëxtraheerd en direct verwerkt in de juiste systemen. Dit vermindert handmatige invoer en verhoogt de nauwkeurigheid.
5. Betere gegevensbeveiliging en naleving van de AVG
Alle documenten worden veilig opgeslagen in een gecentraliseerd, beveiligd systeem. Strikte toegangscontroles en encryptie beschermen persoonlijke gegevens. Dit garandeert naleving van de AVG, de Wet bescherming persoonsgegevens en andere wet- en regelgeving.
Snellere onboarding bij B&M
B&M, een toonaangevende retailer, profiteert in de praktijk van geautomatiseerd documentbeheer. Het bedrijf vervangt papieren formulieren die naar het hoofdkantoor worden verzonden door geautomatiseerde workflows. Hierdoor stroomlijnt B&M het onboardingsproces en werkt het bedrijf wekelijks tot wel 100 nieuwe collega’s in.
Deze ervaring sluit aan bij de bevindingen van de Society for Human Resource Management (SHRM). Uit hun onderzoek blijkt dat meer dan twee op de drie HR-professionals sneller openstaande functies invullen dankzij automatisering.
Vind je partner voor documentbeheer
Succesvol automatiseren valt of staat met een goede planning, betrokken gebruikers, of je oplossing automatisering op schaal ondersteunt en een deskundige partner. Van het eerste adviesgesprek tot aan de uitrol van de oplossing helpt je partner je valkuilen te vermijden en snel waarde toe te voegen. Training en ondersteuning versoepelen de overgang naar de nieuwe manier van werken.
Geautomatiseerd documentbeheer optimaliseert het tempo en de efficiency van je wervingsworkflows. Omdat automatisering zich richt op voorheen handmatig werk, houden recruiters meer tijd over voor hun strategische prioriteiten die belangrijk zijn voor je organisatiesucces.
Meer weten over het automatiseren van je wervings- en onboardingprocessen?
Download het e-book 'Automatiseer je HR-documenten voor een sneller en efficiënter wervings- en onboardingproces' en ontdek praktijkresultaten van bedrijven die documentautomatisering toepassen in hun HR-processen.
