Hoe facility, HR, operations en finance profiteren van een Workplace Management Platform
De manier waarop bedrijven hun werkplekken gebruiken, verandert. Zeker als je een beleid voor hybride werken invoert, als je energiekosten stijgen en/of als je ambitieuze duurzaamheidsdoelen stelt. McKinsey voorspelt dat de vraag naar kantoorruimte tegen 2030 13% lager zal liggen. Dit omdat bedrijven steeds slimmer balanceren tussen werken op afstand en op locatie. De voorlopers ontwerpen nu al werkplekken die connectiviteit, efficiency en milieuprestaties optimaliseren.
Maar sommige zaken blijven hetzelfde. Jouw werkplek is je visitekaartje. Het is de plek waar je bezoekers zoals (potentiële) klanten ontvangt. Ook blijft het een onmisbare plek waar je medewerkers samenwerken, innoveren en verbeteren.
Met een Workplace Management Platform ondersteun je iedereen in je bedrijf - van medewerkers en bezoekers tot de diverse afdelingen. Deze innovatieve technologie maakt een wereld van verschil voor onder meer facility, HR, operations en finance.
Facilitair: verbeter de werkplekervaring voor bezoekers en medewerkers
Als facilitair manager verwelkom je regelmatig bezoekers. Jij zorgt dat ze een soepele en prettige ervaring hebben op locatie. Waarbij ze een warm welkom krijgen en vlot naar binnen kunnen.
Met RICOH Spaces maak je dit mogelijk. Je plant het complete bezoek vooraf in het platform. Je verstuurt uitnodigingen en vragenlijstjes om te checken of een bezoeker speciale wensen heeft. Bijvoorbeeld voor de toegankelijkheid, de parkeerplek of qua dieet. Ook stuur je digitale formulieren of NDA’s om vooraf te tekenen. Op basis van de antwoorden regel je eenvoudig vergaderruimtes, extra audiovisuele apparatuur, de juiste catering en een parkeerplek of fietsenstalling.
Als bezoekers arriveren, voeren ze een pincode in op een digitaal paneel. Dan print het systeem automatisch een toegangspas en krijg je een seintje om ze welkom te heten. Zo verloopt de ontvangst vlot en soepel, en geeft je bedrijf een sterke eerste indruk af.
Als facilitair manager gebruik je ook de analytics in RICOH Spaces. Zo meten milieusensoren licht, geluid, temperatuur, luchtvochtigheid en luchtdruk. Jij optimaliseert op basis daarvan de verwarming, ventilatie en verlichting. Zodat je bezoekers en collega's zich zo comfortabel mogelijk voelen. Realtime bezettingsdata helpen je ook om voorbereid te zijn op noodgevallen. Bijvoorbeeld als het pand opeens ontruimd moet worden.
HR: stimuleer flexibel en productief hybride (samen)werken
Voor je HR-team bieden de analytics dashboards waardevolle inzichten. Je ziet precies wanneer en hoe vaak medewerkers naar kantoor komen. Zo ontdek je hoe je de teamspirit en bedrijfscultuur kunt versterken. Zie je dat medewerkers het kantoor weinig gebruiken? Organiseer dan wat vaker bijeenkomsten op locatie om samenwerking te stimuleren. Om medewerkers met een beperking te ondersteunen, markeer je in het platform eenvoudig vergaderruimtes met rolstoeltoegang en speciale stoelen.
RICOH Spaces helpt ook bij werving en talentmanagement. Door medewerkers slimme, gebruiksvriendelijke oplossingen te bieden, positioneer je jouw bedrijf als innovatief. Zo trek je makkelijker talent aan - zeker als we kijken naar young professionals.
Workplace consultants Uncoded gebruikt RICOH Spaces sinds kort op hun kantoor in Londen. Hun commercieel directeur zei hierover: “Ons bedrijf maakt een mooie groei door. RICOH Spaces helpt ons om talent te vinden en te binden. We geven onze medewerkers toegang tot de nieuwste digitale mogelijkheden.”
Operations: beheer de werkplek met maximale efficiency
Ook voor operations teams maakt RICOH Spaces het werk eenvoudiger. Alle ruimteboekingen lopen via één centraal platform. Medewerkers loggen in via de webbrowser of app en boeken zelf hun bureau, vergaderruimte, samenwerkplek, locker, parkeerplek of fietsenstalling. Zo plannen ze hun hele werkdag al vóór ze van huis vertrekken en kunnen ze bij aankomst direct comfortabel aan de slag.
RICOH Spaces geeft operations teams meer flexibiliteit dan ooit. Met realtime bezettingsdata zie je precies hoe medewerkers de ruimtes gebruiken. Je ontdekt snel of je de indeling moet herzien en optimaliseren. Zie je bijvoorbeeld dat medewerkers het kantoor vooral gebruiken voor groepssessies en minder voor individueel werk? Dan voeg je eenvoudig extra samenwerkplekken en vergaderruimtes toe.
Finance: verlaag vastgoed- en energiekosten
In RICOH Spaces volg je als finance-afdeling eenvoudig de langetermijntrends in kantoorgebruik. Zo weet je zeker dat je investering rendement oplevert - zowel qua medewerkerservaring als qua ruimtegebruik. Die inzichten helpen je om slimmer en datagedreven te beslissen hoe je vastgoed inzet. Je kunt ruimte vrijmaken voor samenwerking, overlegplekken toevoegen of juist schrappen, afhankelijk van wat je collega's nodig hebben.
Zo ontdekte luchtvaartmaatschappij easyJet na de implementatie van RICOH Spaces dat ze minder ruimte nodig hadden op hun hoofdkantoor. Tegelijk zagen ze dat de productiviteit en samenwerking in hun teams verbeterden.
Daarnaast kun je het energieverbruik monitoren met RICOH Spaces. Zo krijg je als finance-afdeling gedetailleerd inzicht in het stroomverbruik en de energiekosten op kantoor. Met die informatie spot je kansen om kosten te verlagen en duurzamer te werken. Zoals IT-apparatuur die automatisch uitschakelt aan het einde van de werkdag. Of extra isolatie die de warmte beter vasthoudt.
