Toptalent aantrekken? Ontdek hoe een soepel en efficiënt wervingsproces het verschil maakt
HR-teams besteden maar liefst 57% van hun tijd aan repetitieve administratieve taken, waardoor er weinig ruimte overblijft voor strategisch werk. Dat blijkt uit recente gegevens van Deloitte.
Handmatige processen tijdens werving en onboarding zorgen niet alleen voor inefficiëntie, maar kunnen ook de prestaties van HR-teams negatief beïnvloeden. Dit kan leiden tot stress, ontevredenheid en uiteindelijk een hoger personeelsverloop.
Daarom is het cruciaal dat HR-teams beschikken over de juiste tools om efficiënter te werken. Tools die het beheer van grote hoeveelheden documenten en gegevens vereenvoudigen. Dat is waar automatisering komt kijken.
Door tijdrovende taken tijdens werving en onboarding te automatiseren, kan je organisatie zich onderscheiden in de markt. Zo bied je een soepele kandidaatervaring die toptalent aantrekt.
HR-teams besteden 57% van hun tijd aan repetitieve administratieve taken, waardoor er nauwelijks ruimte overblijft voor strategisch werk.
Wat is recruitment- en onboarding-automatisering?
Recente onderzoeken tonen een groeiende vraag naar automatisering. Uit de enquête Fulfilment through Work van Ricoh (2024) blijkt dat 31% van de HR-leiders de trage adoptie van automatisering als de grootste frustratie op de werkvloer ziet.
Waar handmatig werk HR-teams tegenhoudt, biedt automatisering manieren om slimmer, sneller en efficiënter te werken. Het vervangt de repetitieve, arbeidsintensieve processen door intelligente digitale mogelijkheden te introduceren en gestroomlijnde workflows te creëren. Automatisering minimaliseert menselijke input tijdens het aannemen, vermindert handmatige fouten en stelt HR-professionals in staat om gemakkelijk documenten overal en altijd te vinden.
Wat zijn de praktische toepassingen van procesautomatisering in werving en onboarding?
Een automatiseringsproject begint met een analyse van de huidige wervings- en onboardingprocessen om knelpunten te identificeren. Vervolgens worden workflows ontworpen en geïmplementeerd op basis van best practices. Werving en onboarding bestaan doorgaans uit meerdere fasen - van het plaatsen van vacatures en het werven van sollicitanten tot het contact met kandidaten en de voorbereiding op hun eerste werkdag. Automatisering kan veel van deze stappen optimaliseren. Vooruitstrevende organisaties boeken succes op de volgende gebieden:
1. Automatisering van documentbeheer
Automatisering vereenvoudigt vrijwel elke fase van de documentverwerking binnen werving en onboarding. Je kunt documenten automatisch genereren, distribueren, vastleggen, verwerken en opslaan. Daarnaast kunnen papieren formulieren worden vervangen door gebruiksvriendelijke elektronische versies. Binnenkomende sollicitatiedocumenten kunnen automatisch worden gesorteerd en opgeslagen op een centrale locatie, waardoor HR eenvoudig toegang heeft tot specifieke informatie.
2. Workflowautomatisering
Terwijl talentacquisitiespecialisten cv’s en sollicitaties beoordelen, kan automatisering meldingen en herinneringen sturen om ervoor te zorgen dat processen snel en soepel verlopen. In plaats van handmatig te mailen, sms’en of bellen om stakeholders op te volgen, houden geautomatiseerde processen iedereen op de hoogte van de volgende stappen en belangrijke deadlines.
3. Integratie van HR-gegevens
Veel HR-afdelingen werken met meerdere, slecht geïntegreerde systemen, wat inefficiëntie veroorzaakt. Automatisering kan verschillende tools met elkaar verbinden, waardoor gegevens naadloos tussen systemen stromen. Dit biedt HR een compleet overzicht van de wervings- en onboardinginformatie.
4. Automatisering van communicatie
De snelheid en consistentie van je communicatie met sollicitanten spelen een cruciale rol in hun interesse om bij jouw organisatie te komen werken. Automatisering zorgt voor snelle, relevante updates over de status van sollicitaties en biedt nieuwe medewerkers duidelijke begeleiding bij hun onboarding.
5. HR-rapportage en analytics
Door verbeterd databeheer dankzij automatisering, ontstaat een solide basis voor rapportages en analyses. Gegevens worden centraal opgeslagen, waardoor HR eenvoudig belangrijke prestatie-indicatoren kan volgen en inzicht krijgt in de effectiviteit van de wervingsstrategie. Dit maakt datagedreven optimalisatie mogelijk.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van automatisering voor werving en onboarding?
Om de impact van automatisering te maximaliseren, is het zaak om zoveel mogelijk tijdrovende handmatige processen bij werving en onboarding te stroomlijnen. Dan behaal je al snel aanzienlijke operationele, financiële en productiviteitsvoordelen:
1. Meer snelheid en efficiency
Omdat automatisering de repetitieve taken afhandelt, is er meer tijd en aandacht voor het eigenlijke wervingsproces. Werven en onboarden gaat zo een stuk efficiënter. Dat is wel zo prettig voor HR en sollicitanten.
2. Een soepele kandidaatervaring
Geautomatiseerde communicatie houdt kandidaten betrokken. Ook voorkomt het frustratie en verbetert het je kansen om toptalent te werven.
3. In lijn met de regels
Gebruik automatisering om bewaartermijnen te beheren en beveiligingsprotocollen af te dwingen. Dit maakt het eenvoudig om gegevens van nieuwe medewerkers te beschermen en strenge regelgeving na te leven.
4. Schaalbare HR-activiteiten
Automatisering biedt een zeer schaalbaar model, dat een stijgende werkdruk snel opvangt. Ideaal als het personeelsbestand van je organisatie snel groeit.
5. Beter kostenbeheer
Foutgevoelig handwerk draagt bij aan hoge wervings- en onboardingkosten. Automatisering vergroot de kostenefficiency, verlaagt de totale HR-uitgaven en maakt middelen vrij voor de meer strategische HR-projecten.
HR-automatisering: een strategische investering voor HR-verbetering
Procesautomatisering voor werving en onboarding is meer dan alleen een tactisch hulpmiddel. Met de juiste aanpak vormt het een strategische investering die langdurige waarde toevoegt aan je organisatie.
Door samen te werken met een ervaren partner kun je een automatiseringsstrategie ontwikkelen die zorgt voor duurzame, langetermijnresultaten. Een deskundige partner biedt op maat gemaakt advies, helpt je de juiste HR-automatiseringsoplossingen te kiezen, zorgt voor een soepele integratie met bestaande systemen, en biedt essentiële ondersteuning en training aan jouw team.
Uiteindelijk vergroot automatisering de efficiëntie en schaalbaarheid van je wervings- en onboardingprocessen. Dit helpt om compliance te waarborgen, de tevredenheid van je team te verbeteren en je organisatie sneller en flexibeler te laten groeien. Naarmate HR steeds meer processen automatiseert en stroomlijnt, zal het een steeds centralere rol gaan spelen in de strategische groei van de organisatie.
Meer weten over het automatiseren van je wervings- en onboardingprocessen?
Download het e-book 'Automatiseer je HR-documenten voor een sneller en efficiënter wervings- en onboardingproces' en ontdek praktijkresultaten van bedrijven die documentautomatisering toepassen in hun HR-processen.
