5 trends voor hybride werken in 2025 volgens IDC

Welke (technologische) trends staan ons dit jaar te wachten als het gaat om hybride werken? Marktonderzoeker IDC blikt vooruit*. In dit artikel zet ik de belangrijkste trends op een rij.
1. Flexibel werken blijft strategische prioriteit
In een onderzoek van IDC geeft 49% van de ondervraagde organisaties aan dat flexibel werken een strategische prioriteit blijft in de komende 18 maanden. Daarbij nemen de investeringen in werktechnologie elk jaar met 17% toe. Het gaat dan om technologie voor zowel fysieke als digitale werkplekken.
Het kantoor transformeert naar een flexibele ruimte die voor iedereen goed te gebruiken is in een hybride setting. Elk bedrijf geeft hybride werken anders vorm. Tegelijkertijd zie ik altijd een gemene deler. Namelijk dat bij alle meetings mensen ook op afstand deelnemen. Als flexibel werken een strategische prioriteit blijft, is het dus belangrijk dat je ruimtes hierop zijn ingericht.
Zo videovergaderen medewerkers steeds vaker in hun eentje met een andere collega op afstand. Zij nemen dan het liefst plaats in een rustige, kleine ruimte. Wil je met twee of meer collega’s hybride vergaderen in één ruimte? Dan heb je al een iets grotere ruimte nodig. Voor grotere gezelschappen vanaf vier of vijf personen wil je een volledig ingerichte vergaderruimte beschikbaar hebben.
Zo heb je verschillende ruimtes nodig, die voldoen aan flexibiliteit en schaalbaarheid. Traditioneel heeft elk bedrijf een boardroom en een paar vergaderruimtes. Als je hybride (samen)werken en vergaderen echt goed wilt faciliteren, heb je dus ook veel meer kleinere (focus)ruimtes nodig.
Denk daarbij ook aan hoogwaardige tools en apparatuur. Zoals een degelijke headset met ruisonderdrukking, kwalitatieve camera’s en audio-oplossingen. Kortom, er zijn compleet ingerichte werkplekken nodig. En dat gaat verder dan enkel een tweede computermonitor of een scherm aan de muur hangen. Benieuwd waar je op moet letten? Via onze configurator stel je stap voor stap je ideale vergaderruimte samen.
2. Bedrijven investeren in vergaderruimtetechnologie om de hybride werkervaring te verbeteren
Steeds meer bedrijven zien het belang van vergadertechnologie om de ervaring van medewerkers een impuls te geven. En zijn bereid om hierin extra te investeren. Volgens IDC richten grote organisaties hun kantoorruimtes opnieuw in, waarbij zij investeren in werktechnologie. Kleinere organisaties investeren met name in hardware en randapparatuur om flexibel werken te faciliteren.
Dit is als je het mij vraagt ook nodig. Want nog altijd hebben veel bedrijven relatief weinig video-oplossingen in hun ruimtes. Er is vaak wel een scherm aanwezig, maar een ruimte die echt ‘dedicated’ is ingericht voor videovergaderen, is er niet. Dit terwijl het aantal videovergaderingen de afgelopen vier jaar explosief is gestegen. En je de hybride werkervaring pas echt optimaliseert als je dit goed organiseert voor je mensen.
Hierbij kom je niet weg met een ‘one size fits all’-benadering. Zorg dat het type camera, de audioapparatuur en schermen zijn afgestemd op de grootte van de ruimte en de vergaderingen die er plaatsvinden. Zodat iedereen altijd goed te zien en te horen is.
Dit is belangrijk omdat de hybride werkervaring van medewerkers in belangrijke mate afhangt van hoe soepel zij met elkaar kunnen communiceren. En dat hangt weer af van de werking van de apparatuur. Richt elke ruimte daarom zo in, dat het tijdens een hybride vergadering net is alsof je bij elkaar aan tafel zit. Zo bestaan er camera’s die automatisch richting de spreker draaien, om maar iets te noemen.
3. Organisaties willen inzicht in welke ruimtes nodig zijn en hoe ze bestaande ruimtes het beste kunnen gebruiken
Om hybride werken te faciliteren, is het belangrijk dat je inzicht hebt. Organisaties willen dan ook weten welke type kantoorruimtes zij precies nodig hebben. En hoe ze de ruimtes die er al zijn, het beste kunnen benutten.
Er bestaan oplossingen voor werkplekbeheer waarmee je eenvoudig meet hoe medewerkers het kantoor gebruiken. Door middel van online werkplekreservering en bewegingssensoren ontdek je welke werkplekken en ruimtes medewerkers graag gebruiken en welke juist niet. Ook krijg je inzicht in de dagelijkse bezetting.
Met de informatie die je verzamelt neem je gerichtere, strategische beslissingen. Als blijkt dat bepaalde ruimtes of verdiepingen vaak leegstaan vanwege het hybride werken, kun je wellicht kostenefficiëntere keuzes maken rondom je onroerend goed. Of als blijkt dat medewerkers een bepaald type vergaderruimte continu reserveren, kun je overwegen om nog een ruimte op dezelfde manier in te richten.
Zo snijdt het mes aan twee kanten. Als organisatie maak je slimme keuzes op basis van data. Terwijl je het kantoor inricht op basis van de voorkeuren van medewerkers.

4. Duurzaamheid wordt steeds belangrijker
Een ander belangrijke trend binnen het hybride werken is de inzet van organisaties om steeds duurzamer te werken. Ook in 2025 zet deze ontwikkeling onverminderd door. Dit komt enerzijds door de verwachtingen van klanten, medewerkers en partners. Anderzijds krijgen steeds meer organisaties te maken met wet- en regelgeving zoals de Europese CSRD-richtlijn. Daarbij zijn organisaties uiteraard ook intrinsiek gemotiveerd om duurzamer te werken.
Hybride werken draagt hier in belangrijke mate aan bij, bijvoorbeeld door minder woon-werkverkeer. Ook technologie kan bijdragen aan verduurzaming van het werk. Door processen te digitaliseren en automatiseren, verminder je bijvoorbeeld het papiergebruik. Ook krijg je meer werk, in minder tijd gedaan. Hierdoor maak je op den duur wellicht een vierdaagse werkweek mogelijk – wat ook een belangrijke werktrend is. En wat het heen-en-weer reizen nog verder vermindert. Met de juiste technologie zorg je ervoor dat de productiviteit toeneemt.

5. Samenwerking binnen de digitale werkplek is cruciaal – en de investeringen die hiermee gepaard gaan nemen toe
Uit IDC’s Future of Work-onderzoek uit mei 2024 blijkt dat organisaties met name investeren in oplossingen voor het delen van informatie en documenten en samenwerking met teams. Zo geeft 64% van de organisaties aan dat zij hebben geïnvesteerd in tools voor informatie delen en samenwerkingsoplossingen. 50% zegt te hebben geïnvesteerd in specifiek oplossingen voor teamsamenwerking.
Dat is ook niet zo gek. Op het gebied van software en samenwerkingsplatforms is er steeds meer mogelijk om het hybride werken verder te vergemakkelijken. Zo zien we steeds meer AI terug in applicaties. Tools die ervoor moeten zorgen dat medewerkers hun werk slimmer kunnen doen.
Een goed voorbeeld hiervan is Copilot. Deze AI-oplossing maakt verslagen of notulen van je meetings en wordt daarin steeds behendiger naarmate je de tool vaker gebruikt. Zo herkent Copilot op den duur hoe jij je verslag graag wilt hebben. Op basis van spraakherkenning onderscheidt hij de sprekers voor je en brengt hij een meeting van een uur terug tot één overzichtelijk A4.
Maar denk ook aan oplossingen voor geautomatiseerde workflows binnen een documentmanagementsysteem. Hiermee routeer je documenten – zoals facturen of contracten - die via e-mail binnenkomen, direct naar de juiste persoon voor goedkeuring. Bovendien sla je alle informatie en correspondentie rondom een document centraal op in het documentmanagementsysteem. Hierdoor is de informatie altijd en overal snel te vinden voor medewerkers. Vanaf elke locatie.
In de praktijk zie ik inderdaad dat organisaties hier steeds meer in investeren. En ik begrijp dat. Want in deze tijd van hybride werken is stilstand gewoonweg niet meer mogelijk.
Goed voornemen: investeren in je medewerkers
Wat mij betreft zijn dit positieve (tech)trends voor 2025. Want investeren in technologie voor hybride werken is investeren in je medewerkers. Een goed voornemen voor dit jaar. Je medewerkers zorgen immers voor het succes en de continuïteit van de organisatie. Zorg daarom dat je ook in 2025 beslissingen maakt op basis van de wensen en behoeften van je medewerkers.
* Bronnen:
- IDC EMEA Future of Work, November 2024
- IDC FutureScape: Worldwide Future of Work 2025 Predictions
Rapport: Optimaliseer je werkplek
Benieuwd hoe je de werkomgeving optimaliseert voor méér productiviteit en betere bedrijfsprestaties? Lees het rapport ‘Optimaliseer je werkplek’ en ontdek waardevolle inzichten.

