Van traditionele roombooking naar compleet werkplekbeheer
Als medewerkers naar kantoor komen, verwachten ze flexibele, moderne en gebruiksvriendelijke werkplekken die aansluiten op de manier waarop ze het liefste werken. Ook bezoekers wil je een optimale ervaring bieden.
Om aan deze behoeften te voldoen en de tevredenheid en productiviteit van medewerkers hoog te houden, is er meer nodig dan een traditioneel systeem voor desk- en roombooking. Het is belangrijk dat het kantoor en de werkplek aansluiten op hun (steeds wisselende) werkritme en dat de technologie hen maximaal faciliteert in flexibel (samen)werken. Met een centrale tool voor werkplekbeheer (ook wel Workplace Management Platform) maak je dit mogelijk. Ook krijg je hiermee inzicht in de kantoorbezetting.
In dit artikel lees je wat een tool voor werkplekbeheer is, van welke handige functies je profiteert en waarom dit meerwaarde biedt ten opzichte van een traditioneel systeem voor desk- en roombooking.
Wat is een tool voor werkplekbeheer?
Een tool voor werkplekbeheer of 'Workplace Management Platform' is een digitaal platform waarmee je de algehele (flexibele) werkervaring van medewerkers en bezoekers op kantoor verbetert. Via het platform (beschikbaar via mobiele app en webapplicatie), plannen medewerkers vooraf eenvoudig hun werkdag. Ze zien o.a. welke werkplekken en vergaderruimtes vrij zijn, waar hun collega's zich bevinden en ze melden bezoekers aan. Tegelijkertijd krijg je als organisatie inzicht in o.a. de dagelijkse bezetting en het kantoorgebruik. En je beheert werkplekken en ruimtes flexibel.
Wat is het verschil tussen een tool voor werkplekbeheer en een desk- en roombooking-systeem?
Een desk- en roombooking-systeem is ontworpen voor - je raadt het al - het reserveren en beheren van bureaus en vergaderruimtes. De meeste systemen kunnen wel integreren met agenda's en communicatietools.
Sommige desk- en roombooking-applicaties bieden basisanalyses van het ruimtegebruik. Maar het ontbreekt vaak aan uitgebreide mogelijkheden voor dataverzameling en -analyse.
Dit in tegenstelling tot een tool voor werkplekbeheer. Die verzamelt juist gedetailleerde data over je volledige kantooromgeving. Dat gaat van de bezetting en het gebruik tot aan het energieverbruik per ruimte. Zo krijg je inzicht in de gewoonten van medewerkers en bezoekers. Zodat je de kantooromgeving hier op kunt inrichten.
Waarom kiezen steeds meer organisaties voor een centrale tool voor werkplekbeheer / Workplace Management Platform?
Een derde van de medewerkers vindt dat de werkomgeving hun productiviteit belemmert. Dat blijkt uit een recent onderzoek van Ricoh in samenwerking met het Centre for Economic Research.70% van de medewerkers geeft aan dat ze niet over de technologie beschikken om soepel samen te werken met collega's en klanten. Zij hebben werkplekken nodig die ze flexibel kunnen aanpassen om hun werk goed te kunnen doen. Organisaties hebben echter vaak moeite om aan deze verwachtingen te voldoen. Dit leidt tot ontevredenheid en een hoog verloop van medewerkers.
70% van de medewerkers zegt dat ze niet de technologie hebben om soepel samen te kunnen werken*
Van de medewerkers die overwegen hun baan op te zeggen in de komende 12 maanden, zegt 1 op de 3 dat ze dit zouden heroverwegen als ze beter worden gefaciliteerd in flexibel werken.*
* Onderzoek van Ricoh naar ‘fulfilment through work’ in 2024
Aan de slag
Lees het stappenplan om direct aan de slag te gaan met een Workplace Management Platform
