Vergaderruimtes: welke types, apparatuur en services zijn er?
De kantooromgeving verandert. De werkplek van vandaag vraagt om een doordachte mix van ruimtes. Denk hierbij aan kleinere ruimtes voor geconcentreerd werken of één-op-één overleggen, samenwerkingsruimtes voor brainstorms of hybride vergaderingen en boardrooms voor belangrijke presentaties en vergaderingen met een groter gezelschap. Met een strategisch ontwerp van vergaderruimtes bevorder je de samenwerking, creativiteit en productiviteit in je organisatie. En naarmate we meer ervaring opdoen met hybride werken, ontdekken we welke taken je het beste thuis kunt uitvoeren en welke werkzaamheden op kantoor.
Het is uitdagend om de kantooromgeving zodanig in te richten, dat deze soepel (hybride) werken mogelijk maakt en tegelijkertijd waarde toevoegt voor medewerkers. In deze blogpost maak je daarom kennis met onze nieuwe Meeting Room Configurator. Een tool die je helpt bij het realiseren van een doordachte opstelling voor al je vergaderruimtes.
Welke soorten vergaderruimten zijn er?
In de Meeting Room Configurator selecteer je verschillende soorten vergaderruimtes. De ruimtes zijn ontworpen voor specifieke werkzaamheden.
Focusruimte
- Capaciteit: tot 3 personen
- Ideaal voor: overleggen in een klein gezelschap
- Functies: geavanceerde technologie, efficiënt gebruik van kleine ruimtes
Huddle-ruimte
- Capaciteit: tot 6 personen
- Ideaal voor: operationele en creatieve bijeenkomsten
- Functies: videovergaderingen, draadloos informatie en content delen, alle mogelijkheden van een grotere ruimte
Executive-ruimte
- Capaciteit: tot 8 personen
- Ideaal voor: hybride samenwerking
- Functies: hoogwaardige technologie en audio- en videokwaliteit
Executive+-ruimte
- Capaciteit: tot 12 personen
- Ideaal voor: grote hybride vergaderingen
- Functies: extra microfoonpods, heldere audio voor deelnemers op afstand
Boardroom
- Capaciteit: tot 16 personen
- Ideaal voor: grotere vergaderingen, interactieve sessies
- Functies: highres videokwaliteit, veelzijdige audio, AI-functies
Waar moet je op letten bij de inrichting van je vergaderruimtes?
- Gebruikerservaring: de focusruimte is perfect voor projectbesprekingen of spontane brainstormsessies met maximaal 3 personen. Geavanceerde technologie zorgt voor effectievere vergaderingen en zorgt ervoor dat medewerkers hier graag (hybride) samenwerken.
- Technologische integratie: rust de ruimte uit met hoogwaardige videovergaderoplossingen, interactive whiteboards en audiosystemen. Deze oplossingen kun je integreren met bijvoorbeeld MS Teams of Zoom.
- Onderhoud en ondersteuning: periodiek onderhoud, continue monitoring en gedegen support zijn cruciaal voor de continuïteit van de werkzaamheden in de vergaderruimtes. Zorg dat de apparatuur altijd up and running is, en dat je medewerkers de juiste ondersteuning krijgen als bepaalde technologie het onverhoopt niet (goed) doet.
Wouter Aarts
Expert hybride werken
Stel je videovergaderruimte samen
Richt een videovergaderruimte in, die makkelijk te bedienen is met elk type device, de beste audio- en videokwaliteit heeft en ingericht is op het type werkzaamheden. Beantwoord 6 vragen en ontvang een persoonlijk advies op maat.
