• Wat is een tool voor werkplekbeheer?
• Waarom is een tool voor werkplekbeheer belangrijk?
• Wat is het verschil tussen een tool voor werkplekbeheer en roombooking?
• Welke functies heeft een tool voor werkplekbeheer?
• Wat zijn de voordelen van werkplekbeheer?
• Praktijkervaringen met werkplekbeheer

Wat is een tool voor werkplekbeheer?

Met een werkplekbeheer-tool zorg je ervoor dat alles binnen de (hybride) werkomgeving vlot en soepel verloopt. Werknemers die hybride werken, rekenen bijvoorbeeld op een fijne werkplek op kantoor. Met de juiste apparatuur, die eenvoudig te gebruiken is. Via een app of webapplicatie reserveren zij eenvoudig een werkplek of vergaderruimte. Zo voorkom je dat zij tevergeefs naar kantoor komen omdat alle werkplekken bezet zijn. Je houdt tegelijkertijd stevig grip op de dagelijkse kantoorbezetting. Je ziet namelijk precies welke plekken en ruimtes vaak bezet zijn, en welke niet. Zo kun je ook efficiënte keuzes maken in de verwarming en verlichting van ruimtes en verdiepingen. Als je over de juiste data beschikt, maak je goede analyses over het gebruik van de kantoorruimtes. Daarmee optimaliseer je bovenstaande zaken én maak je duurzame keuzes in het beheer van je vastgoed.

Waarom is een tool voor werkplekbeheer belangrijk?

Hybride werken verandert het gebruik van de kantooromgeving. Medewerkers kiezen zelf wanneer zij naar kantoor komen. Hiermee liggen over- en onderbezetting op de loer. In veel organisaties ontbreekt een tool om eenvoudig en snel werkplekken en vergaderruimtes te reserveren. Hierdoor ervaren medewerkers nog te vaak uitdagingen bij die alledaagse taken. Met frustratie en tijdverlies als gevolg. Met werkplekbeheer voorkom je dit.

Hoe kun je voldoen aan die veranderende verwachtingen van medewerkers? En hoe zorg je dat ze productief zijn en met plezier naar kantoor komen? Met de juiste inzichten, zet je een doordachte werkplekstrategie op. Met een tool voor werkplekbeheer genereer je ook data over het gebruik van plekken en ruimtes. Met deze data optimaliseer je werkruimtes op basis van de behoeften van medewerkers. Zo verhoog je hun betrokkenheid en productiviteit. Ook bespaar je kosten en maak je duurzame keuzes in het beheer van je onroerend goed. Denk aan het energieverbruik op kantoor. Dit draagt ook nog eens bij aan je ESG-doelen.

Wat is het verschil tussen een tool voor werkplekbeheer en roombooking?

Voor veel bedrijven is een traditioneel systeem van desk- of roombooking stap één bij de overgang naar flexibel of hybride werken. Maar zo’n systeem doet niet veel meer dan het statisch reserveren van bureaus en vergaderruimtes. Een tool voor werkplekbeheer biedt veel meer mogelijkheden. Zoals een reserveringssysteem voor bureaus en vergaderruimtes, maar bijvoorbeeld ook voor parkeerplaatsen en (smart) lockers. De tool integreert uiteenlopende kantoor- en werkplektechnologieën, processen en modules in één centraal overzicht. Het digitale platform (selfservice platform) voor werkplekbeheer is daarbij voor alle medewerkers beschikbaar via een mobiele app en webapplicatie.

Een tool voor werkplekbeheer verzamelt ook data over de kantooromgeving. Dit geeft inzicht in bezetting en energieverbruik. Dit is de basis voor een werkplekstrategie op maat, die aansluit op de wensen van je medewerkers.

Welke functies heeft een tool voor werkplekbeheer?

In je zoektocht naar een oplossing voor werkplekbeheer adviseren we om te letten op onderstaande functionaliteiten.

• Werkplekken en ruimtes reserveren
  Medewerkers reserveren met één druk op de knop hun benodigde werkplek en/of vergaderruimte. En wellicht óók een parkeerplek en (smart) locker. Denk ook aan integratie met serviceverzoeken zoals voor catering en schoonmaak. En kun je als organisatie werkzones creëren om de samenwerking binnen teams te bevorderen?
• Analyses en rapportages
  Data over ruimtegebruik en werktrends is de basis voor datagestuurde beslissingen. Denk aan optimalisatie van ruimtes op basis van het gedrag van gebruikers. Of kostenbesparende keuzes in onroerend goed.
• Bewegwijzering
  Zie realtime zien welke werkplekken en ruimtes beschikbaar zijn. En waar collega's zich in het pand bevinden, via een interactieve plattegrond in de tool. En wellicht ook op interactieve panelen bij de ingang van elke (vergader)ruimte. Denk ook aan opties voor aanvullende bewegwijzering via digital signage of narrowcasting. Daarmee vinden zowel medewerkers als bezoekers snel de juiste plek op kantoor.
• Bezoekersbeheer
  Geef bezoekers een optimale ervaring op kantoor. Een module voor bezoekersbeheer vereenvoudigt het vooraf aanmelden van bezoek. Bovendien heb je inzicht wie het gebouw binnenkomt en welke gegevens zijn verzameld. Medewerkers melden bezoekers tijdig aan en ontvangen een melding zodra hun gasten inchecken. Dat doen ze digitaal bij de receptionist of via een digitale zuil. De bezoekersregistratie vraagt geen handmatige processen of papieren archieven.
• Serviceverzoeken
  Medewerkers vragen eenvoudig de door hun gewenste diensten aan, zoals schoonmaak en catering. Dit bespaart tijd en verlaagt de administratieve last. Organiseert een team bijvoorbeeld een workshop in een vergaderruimte? Via het platform melden zij vooraf bezoekers aan, reserveren zij de nodige parkeerplekken én vragen zij schoonmaak- en cateringdiensten voor die dag aan.
• Integraties
  Heeft de tool opties om te integreren met andere samenwerkingstools, de digitale werkplek, sensoren, printinfrastructuur, digitale bewegwijzering, aanvullende werkpleksoftware en -hardware? En met kernsystemen zoals je HR-applicatie? Dit geeft 360 graden inzicht in de werkervaring. Dat vergemakkelijkt het beheer en de optimalisatie nog verder.
• Monitoring via sensoren
  Integratie met sensoren geeft realtime data over bijvoorbeeld de bezettingsgraad en luchtkwaliteit van de ruimte. Dit is belangrijke informatie om het energieverbruik en de CO2-voetafdruk te verlagen. En het werkcomfort en welzijn van gebruikers te vergroten.

Wat zijn de voordelen van werkplekbeheer?

• Verhoog de productiviteit
  Door vooraf de werkdag op kantoor eenvoudig en flexibel te plannen, gaan medewerkers snel aan de slag. Zo krijgen ze meer gedaan, in minder tijd.
• Stimuleer samenwerking
  Medewerkers vinden elkaar én de juiste ruimte of werkplek supersnel. Zo stimuleer je de samenwerking op kantoor.
• Verbeter de werkplekervaring
  Soepel hybride samenwerken en vergaderen, snel aan de slag met de juiste apparatuur in de juiste ruimte, altijd zeker van een geschikte werkplek. Dit alles verbetert de ervaring en tevredenheid van medewerkers.
• Krijg inzicht in kantoorgebruik
  Welke werkplekken en ruimtes zijn veel in gebruik? En op welke dagen? Dankzij realtime analyses pas je ruimtes aan op de behoeften van medewerkers en bezoekers.
• Houd grip op compliance
  Beheer eenvoudig de juiste gegevens met het oog op digitale veiligheid (cybersecurity), procedures, databeveiliging en privacy (AVG), van zowel medewerkers als bezoekers.
• Optimaliseer de duurzaamheid
  Data over de bezettingsgraad geven kansen om de duurzaamheid op kantoor te optimaliseren en verspilling van energie te verminderen.

Werkplekbeheer in de praktijk

Ben je benieuwd hoe andere bedrijven hun werkplekbeheer hebben ingericht? Lees hun praktijkervaringen:

• easyJet werkt hybride, met als resultaat: een hogere productiviteit binnen teams.
• Wavin richt hun nieuwe kantoor zo in dat medewerkers en klanten een optimale (hybride) ervaring beleven én efficiënt samenwerken.