Door Wouter Aarts, expert hybride werken bij Ricoh Nederland

Wereldwijd proberen organisaties hun medewerkers te stimuleren om vaker naar kantoor te komen. Dit is immers bij uitstek de plek voor samenwerking, innovatie en creativiteit - wat in belangrijke mate bijdraagt aan de productiviteit en tevredenheid van medewerkers. Tegelijkertijd willen organisaties hun beschikbare ruimte beter benutten: ruimte die nu vaak leegstaat of niet efficiënt wordt benut. 

Uit een recent onderzoek dat Ricoh uitvoerde in samenwerking met het Centre for Economics and Business Research, blijkt dat 70% van de organisaties in Europa van plan is om hun kantoorruimte in de komende twee jaar te verkleinen. 

Uitdaging

Ondanks de wens om de werkomgeving te optimaliseren, blijft dit een uitdaging. Wat is de beste aanpak? Hoe voldoe je aan de verwachtingen van medewerkers? Hoe meet je het succes? En hoe pas je de strategie flexibel aan op de veranderende bedrijfsbehoeften? 

Data benutten

Tegenwoordig is er een schat aan gebruiksdata beschikbaar. Maar die data moeten nog wel worden omgezet in bruikbare inzichten. De deze ruimtes voldoen aan de steeds hogere en veranderende behoeften van medewerkers, nu en in de toekomst.

Kantoorruimtes optimaliseren: 3 tips

Hoe optimaliseer je kantoorruimtes op basis van datagedreven inzichten, zodat je de werkplekervaring structureel verbetert? Lees hieronder mijn tips.

1. Benut data over ruimtegebruik

Het is belangrijk dat je keuzes maakt waarmee je flexibel werken en de ESG-doelstellingen van je organisatie ondersteunt. Dit lukt alleen als je inzicht hebt in hoe medewerkers het effectiefst werken. 

Het verzamelen van realtime inzichten over hoe medewerkers werkplekken en ruimtes gebruiken is een goed begin. Geïntegreerde en datagestuurde Workplace Management Platforms zoals RICOH Spaces, voorzien je van de juiste informatie. Denk aan informatie over het ruimtegebruik en werknemersgedrag.

Met deze inzichten kun je kantoorruimtes optimaal inrichten, gericht beleid ontwikkelen én beslissingen nemen die je medewerkers en organisatie ten goede komen. Je maakt weloverwogen keuzes, op basis van de werkelijke behoeften in plaats van op aannames.

2. Zorg voor flexibiliteit

Een optimale werkplek past zich flexibel aan op de veranderende behoeften van medewerkers. En biedt tegelijkertijd altijd en overal een consistente ervaring. Geef hierbij medewerkers en bezoekers een realtime overzicht van de werkomgeving én de middelen die beschikbaar zijn. Sommige Workplace Management Platforms maken dit mogelijk via een plattegrond.

Via de interactieve plattegrond reserveren medewerkers van tevoren een werkplek, locker, vergaderruimte en parkeerplaats. Ze zien precies welke plekken en ruimtes vrij zijn. Ook zien ze waar in het gebouw hun collega’s aan het werk zijn. Handig als je wilt samenwerken. Zo geef je medewerkers de mogelijkheid om hun werkdag op kantoor vooraf te plannen, voor maximale productiviteit, betrokkenheid en voldoening. 

Via het Workplace Management Platform zie je als beheerder precies welke plekken vaak worden gereserveerd, en welke juist niet. Met die informatie pas je de werkomgeving waar nodig aan op het gedrag en de behoeften van medewerkers. 

3. Gebruik slimme technologie

Met de juiste technologie richt je de werkomgeving optimaal in en verbeter je de ervaring van medewerkers verder. Denk aan hoogwaardige oplossingen voor videovergaderen (zoals Microsoft Teams of Zoom), waarmee teams eenvoudig en soepel samenwerken vanaf elke locatie. Of digital signage, waardoor iedereen in de organisatie – ook bezoekers – optimaal is geïnformeerd. 

En er is meer. Via sensors is het mogelijk om onder meer de temperatuur en luchtkwaliteit in afzonderlijke ruimtes te monitoren en hier grip op te houden. Belangrijk, aangezien deze factoren een aanzienlijke invloed hebben op de concentratie en het comfort van medewerkers. Ook hiermee draag je bij aan een optimaal ingerichte werkomgeving. En dat stimuleert weer het aantrekken en behouden van talent voor je organisatie.

Samen naar een optimale kantooromgeving

Hoewel het facilitair management veelal verantwoordelijk is voor beslissingen op het gebied van vastgoed, valt het optimaliseren van de kantooromgeving en werkplekervaring niet onder de verantwoordelijkheid van één afdeling. Het is belangrijk dat verschillende afdelingen samenwerken. Denk aan IT, HR en Finance.

Om doorlopend kansen te zien voor verdere verbetering, is het zaak dat deze afdelingen hun inzichten en gegevens van medewerkers delen. Zo krijg je een 360 graden beeld van de wensen en behoeften binnen de organisatie. En creëer je een écht uitzonderlijke werkomgeving, waar medewerkers het beste uit zichzelf en elkaar halen.