Over Agrifirm
Agrifirm levert hoogwaardige diervoeders, halffabricaten voor de veevoederindustrie, producten voor gewas- en teeltverbetering, dier- en gewasspecifieke digitale oplossingen en professioneel advies. Royal Agrifirm Group werkt vanuit het hoofdkantoor in Apeldoorn samen met buitenlandse vestigingen in 15 landen, partners, klanten én leden aan een verantwoorde voedselketen voor toekomstige generaties. Agrifirm heeft ruim 3.000 medewerkers. De coöperatie realiseert maximaal inkoopvoordeel. Dat geeft slagkracht om te investeren in kennis en innovatie.
Facturen en drukwerk uitbesteden
Door digitalisering daalde bij Agrifirm het aantal uitgaande fysieke facturen van vele honderden naar enkele tientallen per dag. Hierdoor benutte het hoofdkantoor in Apeldoorn de interne repro-afdeling onvoldoende. De bulk aan facturen, soms wel 500 per dag, hield de overige repro-activiteiten betaalbaar. Door het wegvallen daarvan werd de repro voor flyers, folders en uitnodigingen gewoon te duur.
Tijdsbesparing en meer focus op kerntaken
Agrifirm koos voor uitbesteding via het shared service center (ssc) van Ricoh. Voor de afhandeling van de uitgaande facturen maakte Ricoh een koppeling tussen het SAP-systeem van Agrifirm en het ssc. Dagelijks gaan de uitgaande facturen automatisch naar dit ssc. Ricoh print de facturen in Agrifirm-stijl en verzorgt de postverzending. Voor het drukwerk in kleine oplages realiseerde Ricoh een portal. Hierin plaatsen geautoriseerde collega’s hun opmaakbestanden, waarna het ssc deze print. De aanvrager ziet gelijk de kosten en het bezorgmoment. Ook bevat de portal bestanden van standaard drukwerk voor herdrukken in kleine oplages.
Dankzij het uitfaseren van de interne repro bespaart de afdeling facilitair bij Agrifirm enorm veel tijd, zeker 80 uur per week. De medewerkers kunnen zich nu volledig focussen op hun facilitaire kerntaken. De nieuwe werkwijze dwingt collega’s bovendien om beter na te denken over planning en kosten. En ook dat zorgt voor een extra besparing. De afdeling facilitair is blij dat alles rondom print en repro nu bij één deskundige partner ligt. Dat geeft rust.
“We overwogen een kleinere repro, maar dan moesten we inleveren op kwaliteit. Dat was geen optie. Daarom gingen we in gesprek met Ricoh. We kenden hen al van de multifunctionals met cloudsoftware die bij ons staan.”
Linda Dolman
Facilitair medewerker bij Agrifirm
