Over Heko
Heko brengt vastgoed naar morgen. Het bedrijf uit Den Haag heeft bouwen in bewoonde staat en innovatie als drijvende kracht. In 1952 werd Heko opgericht als schildersbedrijf. Inmiddels heeft Heko zich ontwikkeld tot een totaal onderhouds- en verduurzamingsspecialist. Heko ontzorgt met planmatig onderhoud en verduurzaming van de bewoonde omgeving en het (brand)veilig maken van vastgoed. Het bedrijf telt ruim 80 medewerkers.
HR-dossiers digitaliseren
Heko zoekt continu naar kansen om de operationele efficiëntie te verbeteren en duurzamer te werken. Daarbij bestaat de behoefte om processen te optimaliseren en digitaliseren. Mitchel van der Linden, financieel directeur bij Heko: “Onze wens was om de papieren HR-dossiers te digitaliseren. Deze bewaarden we in fysieke archiefkasten. Het kostte veel tijd om de dossiers te beheren. Ook was het een uitdaging om grip te houden op de AVG, in verband met de wettelijke bewaartermijnen en de beveiliging van gevoelige gegevens.”
Tijd besparen, mét grip op AVG
Ricoh adviseerde DocuWare, een documentmanagementoplossing waarmee je processen digitaliseert en automatiseert. De HR-dossiers zijn gemigreerd en direct op de juiste plek opgeslagen. Dankzij metadata zijn alle documenten razendsnel terug te vinden. En als iemand uit dienst gaat, wordt het dossier automatisch na de wettelijke bewaartermijn verwijderd. Mitchel: “We besparen veel tijd én hebben grip op de naleving van de AVG. Door werkprocessen te automatiseren en het papiergebruik te verminderen, besparen we kosten en verkleinen we onze milieu-impact.
“De operationele efficiëntie van onze HR-processen is significant verbeterd. We besparen veel tijd én hebben grip op de naleving van de AVG. Bovendien verkleinen we onze impact op het milieu.”
Mitchel van der Linden
Financieel directeur Heko
