Over Otentic Logistics
Otentic Logistics is specialist in opslag en logistiek. Met name voor opslag van food, feed, chemische, farmaceutische en biologische producten. De opslagfaciliteiten van Otentic Logistics, bieden de juiste omgeving om de kwaliteit van de goederen te waarborgen. Ook ondersteunt Otentic Logistics organisaties met de beheersing van hun goederenstromen. Hierbij coördineren zij het gehele proces van planning tot uitvoering.
Handmatige factuurverwerking
Otentic Logistics ontvangt jaarlijks 20.000 tot 30.000 inkoopfacturen van onderaannemers in pdf. Voorheen verwerkten een aantal medewerkers deze stuk voor stuk handmatig. Ze printten alle inkoopfacturen en legden deze op volgorde. Om vervolgens het bedrag op de factuur te vergelijken met het afgesproken bedrag in ons Warehouse Management Systeem (WMS). Ten slotte verwerkten ze de inkoopfacturen handmatig in het boekhoudsysteem KING. Otentic Logistics zocht een eenvoudige, gebruiksvriendelijke oplossing om dit slimmer te doen.
Meer ruimte voor taken met prioriteit
Otentic Logistics koos voor automatische factuurverwerking via de documentmanagementoplossing DocuWare. Ricoh integreerde DocuWare als koppeling tussen het WMS en KING. Nu kan Otentic Logistics inkoopfacturen digitaal uitlezen, matchen met de factuurgegevens in het WMS en vervolgens inboeken in KING. Klopt het factuurbedrag met het bedrag in het WMS? Dan boekt DocuWare de factuur direct in voor betaling. Otentic Logistics hoeft alleen nog te kijken naar de uitzonderingen. Dit bespaart hen een forse 40 uur per week op factuurverwerking. Zo is er meer ruimte voor taken met prioriteit.
“Het gehele factuurverwerkingsproces verloopt digitaal en automatisch.”
Chris Doodewaard
Managing Director Otentic Logistics
