Over Ricoh
Ricoh Europa telt 25 entiteiten en meer dan 14.500 medewerkers, met hoofdkantoren in Londen en Amsterdam. Door strategische overnames en focus op digitale transformatie groeit het bedrijf sterk in Europa en Nederland. Deze ontwikkeling brengt nieuwe kennis, collega’s en mogelijkheden. Elke entiteit werkt op eigen wijze, afgestemd op lokale activiteiten. Dit zorgt voor variatie in processen en aanpak, met bijbehorende kansen en uitdagingen.
Strategische impact vergroten
Ricoh wilde de strategische impact van de HR-organisatie vergroten. Een Europees HR-onderzoek bracht waardevolle inzichten in de uiteenlopende werkwijzen binnen alle entiteiten. Belangrijke processen zoals onboarding bleken efficiënter te kunnen, wat leidde tot het streven naar standaardisatie en automatisering. Ook voor Ricoh Nederland bood dit kansen: HR-systemen waren versnipperd en communicatie verliep vaak via e-mail. Met een verbeterprogramma wilde Ricoh processen vereenvoudigen en automatiseren, en de medewerkerservaring in alle fasen van de employee journey verbeteren.
Efficiëntie, selfservice en meer strategische focus
Ricoh ontwikkelde allereerst een nieuw HR operating model waarbij een centraal Shared Service Center administratieve taken overnam en lokale HR-teams zich konden richten op strategie. De speerpunten: systeemintegratie, processtandaardisatie en selfservicetools. Voor de uitvoering koos Ricoh het eigen automatiseringsplatform Axon Ivy. Hiermee werden diverse HR-systemen gekoppeld, zoals die voor werving, salarisadministratie en prestatiemanagement. Het primaire HR-systeem fungeert nu als centrale bron van medewerkersinformatie, en veel taken zijn geautomatiseerd op basis van best practices.
Met de lancering van iPeople 2.0, een gebruiksvriendelijke selfserviceportal, kregen medewerkers één centrale toegang tot HR-processen. Ze kunnen eenvoudig gegevens bijwerken, vragen stellen, onboarding voltooien en taken of rapportages inzien. Dankzij automatisering is 41% van de administratieve HR-taken al geautomatiseerd, met als doel 75%. Dit bespaart tijd, verhoogt efficiëntie en verbetert de medewerkerservaring. Nieuwe collega’s worden sneller ingewerkt en HR-teams hebben meer ruimte voor strategisch werk. Ricoh is daarmee klaar voor de toekomst.
“Onze HR-processen zijn vaak complex en raken meerdere mensen, systemen en afdelingen. Dankzij HR-orkestratie kunnen we deze processen nu naadloos coördineren en beheersen.”
Valérie Bohnenn
HR-directeur Ricoh EMEA/Nederland
