Mijn collega Patrick en ik gaan regelmatig in gesprek met financeprofessionals over de digitale transformatie. Als we vragen hoe het daarmee staat, horen we vaak: “Dit hebben we al in ons ERP-systeem geregeld.” Is dat ook altijd de juiste keuze? In de twaalfde aflevering van onze podcast DigiFinance gaan Patrick en ik hierop in.

Voor wat context moeten we eerst terug in de tijd. In de jaren 80 gingen veel organisaties voor het eerst gebruikmaken van ERP-systemen. Dit waren toen nog vooral logistieke en productiegedreven systemen, van oorsprong vaak maatwerk. 

Steeds meer modules

In de jaren die volgden zijn ze steeds meer geëvolueerd naar totaalsystemen, waar Finance uiteindelijk ook in opging. Patrick: “Neem Exact. Dit werd steeds meer dan enkel een financieel systeem. Zo werd het uitgebreid met o.a. een productie-, HRM- en CRM-module.”

‘Totaal(afhankelijk)systeem’

Het primaire systeem kreeg steeds meer functionaliteiten die niet zozeer met de core business te maken hadden. Deze bijkomende functionaliteiten dienden juist de periferie rondom het kernproces. Daarmee werd het primaire systeem steeds meer een totaalsysteem, of zoals ikzelf het ook wel eens gekscherend zeg: een ‘totaal(afhankelijk)systeem’.

ERP: datagedreven en transactie-georiënteerd

Een belangrijk punt is dat een ERP-systeem van oorsprong datagedreven én transactie-georiënteerd is. Maar in veel processen gebruik je juist documenten. Die zijn niet per se datagedreven. En al helemaal niet transactie-georiënteerd. Er was dus een vorm van workflow nodig, want met de documenten moest je taakgericht om kunnen gaan. Daarom werd er in de loop van de tijd ook documentmanagement en een workflow-functionaliteit toegevoegd aan ERP-systemen.

ERP-only

En zo werd het ERP-systeem steeds meer een alles-in-één-systeem. Maar is dat altijd de juiste oplossing? Patrick deelt zijn gedachten hierover: “Veel organisaties voeren een ERP-only beleid. Dan wordt er gezegd: we voeren al onze processen in ons ERP-systeem. Ik heb de indruk dat organisaties hierdoor veel te veel gaan denken vanuit het systeem. En veel minder vanuit de processen zelf. Omdat het ERP-systeem dan min of meer als een gegeven wordt beschouwd.”

Eerst kijken naar je proces, daarna naar het systeem

Ik herken dit wel. ERP wordt vaak gezien als een IT-vraagstuk. Maar het is steeds meer een business-vraagstuk. Je hebt namelijk te maken met de IT-oplossing versus de business (het proces): hoe loopt mijn proces en wat heb ik nodig om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen? Mijn advies is om éérst te kijken naar het proces en op basis daarvan te bepalen welk systeem daarbij past. Nu gebeurt dit vaak nog andersom: ‘We hebben dít systeem, laten we eens kijken of ons proces hierin past.’

ERP of best of breed?

Tegelijkertijd ligt daar een risico op de loer, als je dit tegen het licht van de digitale transformatie houdt. Wil je processen bijvoorbeeld automatiseren, dan wil je dit doen vanuit een ketenaanpak. En niet zozeer vanuit het systeem waarvan je hoopt of denkt dat het de juiste functionaliteit kan bieden.

Patrick vergelijkt het ERP-systeem treffend met een Dremel: “Met dit gereedschap kun je schuren, boren en frezen. Maar je moet er geen meterslange houten balk met mee willen schuren, want dan krijg je niet het allerbeste eindresultaat.” 

Kijk daarom goed naar je proces en wat je nodig hebt om dit te realiseren. Patrick:

“Dan kan de uitkomst natuurlijk zijn dat jouw gewenste functionaliteit prima in een ERP-systeem past. Het kan ook blijken dat het proces zich beter leent voor een specialistisch of ‘best of breed’-systeem.”

Best of breed-systemen voor Finance

Soms blijkt een best of breed-systeem een betere keuze. Deze zijn complementair aan je ERP-systeem. Daarin bestaat steeds meer keuze, ook voor Finance. Denk aan systemen als Capture en Workflow. En oplossingen die gespecialiseerd zijn in e-invoicing.

Doorontwikkelen in specifieke functionaliteiten

Het voordeel van complementaire software voor Finance is dat deze veel meer specialistische functionaliteiten biedt dan een ERP-systeem. Zeker de financemodules worden in ERP-systemen minimaal doorontwikkeld. Dit is anders bij een best of breed-systeem voor bijvoorbeeld Purchase to Pay. Die ontwikkelen wél continu door, omdat dit nu eenmaal de core business is van de aanbieder.

Uitgebreide analytics-mogelijkheden

Als Finance kun je daar zeker van profiteren. Zo zijn complementaire oplossingen vaak veel verder met specifieke features, bijvoorbeeld voor het opruimen van terugkerende facturen. Een heel specifieke maar essentiële uitdaging voor Finance. En denk ook aan heel specifieke analytics-mogelijkheden om in te zoomen op finance-informatie. Of aan de mogelijkheden voor automatische ordermatching, waardoor je de kans vergroot dat je ‘touchless factuurverwerking’ bereikt.

Snel nieuwe technologieën integreren

Patrick beaamt dit. “Best of breed-systemen zijn veel sneller in het integreren van nieuwe technologieën. Denk aan Artificial Intelligence en Machine Learning-technieken.” Bij grote spelers zoals SAP is het adopteren van innovaties veel complexer en niet in één dag gedaan.

Eerst denken, dan doen

Kortom, wil jij jouw proces optimaliseren? Bedenk dan eerst wat je nu echt beoogt én wat je daarvoor nodig hebt. Biedt je ERP-systeem hiervoor een goede oplossing? Ga daar dan zeker voor, want een desinvestering wil je natuurlijk altijd voorkomen. Wees wel eerlijk naar jezelf. Blijkt een specialistische oplossing beter aan te sluiten op je beoogde doel? Houd dan niet krampachtig vast aan het ERP-systeem, omdat je die nu eenmaal al hebt.