Stel: je hebt als Finance onlangs de factuurverwerking geautomatiseerd of een oplossing voor inkoopmanagement geïmplementeerd. Klaar, of toch niet? Vanaf de livegang begint het project eigenlijk pas. Want hoe zorg je ervoor dat je blijft profiteren van de nieuwe technologie en werkwijze? In de zestiende aflevering van onze podcast DigiFinance gaan mijn collega Patrick en ik in op het belang van continuous improvement. 

Dit onderwerp bespreken we met onze collega Rob van der Hagen, Business Consultant bij Ricoh Nederland. In zijn rol gaat hij regelmatig met organisaties in gesprek over de inrichting van hun (financiële) processen. En hij ondersteunt ze met de doorlopende verbetering ervan. 

Vooruitkijken

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat na implementatie van – bijvoorbeeld – een geautomatiseerd proces er tijden niet meer naar dat proces wordt omgekeken. Rob vertelt: “Maar als het project is opgeleverd, begint het juist pas. Zodra je een proces hebt geautomatiseerd of gedigitaliseerd, is het tijd om vooruit te kijken: hoe kunnen we het proces nóg slimmer inrichten? Ik bezoek mijn klanten zeker twee of drie keer per jaar om dit met elkaar te bespreken.”

Trends analyseren

Patrick vraagt hoe Rob hierbij te werk gaat. Hij legt uit: “In de maanden na de implementatie verzamel ik zoveel mogelijk data over het nieuwe proces met een analysetool. De tool geeft inzage in het algehele digitale proces en de prestaties binnen dat proces. Hoelang doet de organisatie er bijvoorbeeld over om facturen goed te keuren? In hoeverre zijn de inkoopuitgaven onder controle? En hoe presteert de crediteuradministratie? Na ongeveer een half jaar zijn hier trends uit te destilleren. Dan ga ik om tafel met bijvoorbeeld de financiële administratie, de financieel directeur, de inkoper of andere beslissers binnen Finance. Dan leggen we de loep op de uitkomsten en kijken we hoe het nog beter kan.”

Het proces als basis

Ik kan me voorstellen dat de oplossing niet altijd in de tool zit, maar meer in het proces. Hier is Rob het mee eens: “De organisatie en ik kunnen veel oplossen met de analysetool, maar uiteindelijk gaat het om de processen zelf. Dat is de basis.”

De voordelen

Het grote voordeel van continuous improvement is dat je overzicht en grip houdt op de veranderingen. Rob licht toe: “Je voert telkens kleine veranderingen door. Dat gaat sneller en is minder complex en ingrijpend dan wanneer je in één keer een grote verandering doorvoert. Je verbetert en vereenvoudigt je proces doorlopend en daar profiteert iedereen op korte termijn van.”

Kennis en betrokkenheid

Patrick voegt toe dat continuous improvement bijdraagt aan het vergroten van kennis en betrokkenheid binnen de organisatie. Rob ervaart dit ook zo. “Degenen met wie ik om tafel zit, hebben ieder een eigen mening over mijn bevindingen uit de analysetool. Ze geven feedback op elkaar. En doen ideeën en inspiratie op. Dit vergroot hun betrokkenheid.”

Blijf kritisch

Kortom, genoeg redenen om continu je financeprocessen te verbeteren. Daarom adviseren Rob, Patrick en ik: kijk kritisch naar je financeprocessen. Oók als je ze onlangs hebt geoptimaliseerd. En vergaar analyses die je verder helpen.