In de afgelopen afleveringen van onze podcast DigiFinance bespraken Patrick en ik – vaak samen met een speciale gast – de veranderingen in de finance-wereld. Want met digitalisering en automatisering verandert er veel. Verregaande procesefficiency is mogelijk. Maar dit heeft ook invloed op de rol van CFO’s en financeprofessionals. In deze achtste aflevering bespreken we 10 trends die daar invloed op uitoefenen. En waarmee jij jouw financeprocessen naar een hoger niveau tilt.

1. Digitale strategie

Patrick trapt af: “Wil je aan de slag met digitalisering, dan moet je daar een strategie voor hebben. Dat is randvoorwaardelijk. Maak er een roadmap voor, zodat je precies weet hoe de processen gaan lopen. Kijk daarbij vérder dan naar IT-systemen alleen. Kijk naar de gehele keten, binnen én buiten je organisatie. Denk aan de rol van je collega’s. Hoe ga je hen inzetten? En aan je klanten en leveranciers. De interactie met hen wordt belangrijker. Maak betere afspraken, en zorg ervoor dat die een integraal onderdeel zijn van je aanpak.”

2. Afspraken en wet- en regelgeving

Op die manier krijg je meer inzicht in het proces in de keten. Zo kun je betere afspraken maken met leveranciers, klanten en andere ketenpartners. Bijvoorbeeld over de betaaltermijn. Jij betaalt op tijd, zodat je leverancier op tijd kan leveren. Zo word je ook partners op financieel gebied. Tot slot is het bij zo’n strategie belangrijk dat je de continu veranderende wet- en regelgeving in de gaten houdt. Zorg dat de huidige accountingrules worden geborgd in je IT-systeem.

3. Samenwerken

“En als je dan kijkt naar de mensen in je organisatie, kijk dan niet alleen naar hun rol. Focus juist ook op de samenwerking. Bijvoorbeeld die tussen Finance en Inkoop. Je eigen organisatie vormt ook een keten. En je collega’s zijn de partners in je keten. Ook samenwerking met andere ketenpartners is essentieel. Belangrijk daarbij is om rekening te houden met elkaars belangen. Hoewel, die lijken misschien anders, vaak zul je zien dat die niet zo van elkaar verschillen”, tipt Patrick.

4. Opkomst van Source to Pay

Ik ga verder met de volgende trend. Waar we eerst praatten over Purchase to Pay, en later Procurement to Pay, hebben we het nu over Source to Pay. Wat inhoudt dat je helemaal naar voren gaat in de keten. Naar het ‘waarom’ van je factuur. Je denkt al na over wat, hoe, waar en waarom je iets inkoopt. En dat doe je al vóórdat je een contract afsluit. Heel logisch eigenlijk: je neemt de inkoop als basis voor je financiële voorspelbaarheid. Je stroomlijnt het proces.

5. Systeem, Cloud, SaaS

“Een voordeel van digitalisering is dat je nu je gehele ERP of P2P-systeem 100% in de cloud hebt. Je neemt de software af bij een leverancier, bijvoorbeeld SaaS. Die wordt vervolgens automatisch geüpdatet, waardoor het systeem altijd up-to-date is. En waardoor jij steeds profiteert van de nieuwste ontwikkelingen. Zo ontstaat ‘continuous improvement’, zoals ik het graag noem. Daarbij is ook de security geborgd. Daar kun je vanuit gaan, want dat is essentieel voor de SaaS-aanbieder”, vertelt Patrick.

 6. Standaardiseren

Werken met SaaS betekent wel dat je moet standaardiseren. Bij ieder bedrijf dat ermee werkt, ziet het financeproces er wel hetzelfde uit. Ik vind dat een voordeel. Waarom zou je niet gebruikmaken van de best practice? Veel bedrijven gingen je voor, dus gebruik die kennis en ervaring. Op die manier dek je al minstens 80% van de vraagstelling. En vergeet niet dat je op verschillende punten altijd nog kunt configureren. Je kunt er dus echt nog wel je eigen draai aan geven.

7. E-Invoicing en e-orders

“Ik denk dat e-invoicing en e-orders ook onderdelen moeten zijn van de best practice”, voegt Patrick toe. “Orders en facturen verstuur en ontvang je dan automatisch, waardoor er geen systemen meer nodig zijn om die data te interpreteren te verwerken. Die stap is namelijk doodzonde. Er was al data en daar maak jij dan opnieuw data van. Terwijl data interpretatieongevoelig is. Door dit te automatiseren maak je het jezelf een stuk makkelijker én voordeliger. Daarbij match je veel makkelijker met het systeem van je klant of leverancier. Zeker als je je purchase orders vastlegt. Ook intelligente technologie als AI en ML dragen hieraan bij.”

8. SSC

En als je bovenstaande nu allemaal op orde hebt, biedt dat je de mogelijkheid om vanuit een Shared Service Centre (SSC) te werken. Je processen zijn uniform. Iedereen kent zijn rol. Je kunt makkelijker centraliseren. En dat hoeft tegenwoordig niet eens fysiek. Met een virtueel SSC kunnen medewerkers uit het hele land op één plek online samenwerken. Zo leg je de verantwoordelijkheid terug bij de gebruiker.

9. Analytics

Patrick reageert: “En als je uniforme processen hebt, kun je daar veel makkelijker analyses op uitvoeren. Je weet hoe het proces loopt, het is transparant en het meeste gaat goed. En dus kun je focussen op eventuele bottlenecks, dingen die net niet goed gaan. Je krijgt zo de regie terug over het proces, waardoor je makkelijker kunt bijsturen en dus verbeteren.”

10. Finance als business partner

Tot slot dan nummer 10. Door al deze ontwikkelingen krijg je als Finance-afdeling veel meer inzicht in wat er gebeurt in de gehele organisatie. Gebruik die kennis om in gesprek te gaan. Geef advies. Neem de regie. Word die strategische businesspartner van je eigen organisatie!