Een organisatie die verhuist naar een nieuw pand: een groot project met veel belanghebbenden en verrassingen. Dit project heeft de afgelopen 2,5 jaar plaatsgevonden bij Ricoh Nederland. Tijdens deze vierde podcastaflevering van DigiWorkspace ga ik in gesprek over de verhuizing met facility manager Bianca van den Biggelaar en projectleider Kees Nijpels.

Met deze verhuizing ga ik dieper in op het onderwerp uit de vorige podcastaflevering: de Bricks uit het ‘Bricks, Bytes, Behavior & Belonging’-model, de vier pijlers voor een integrale benadering voor hybride werken. Voor veranderingen in de Bricks (huisvesting) bestaat geen standaard procedure, maar met de inzichten van Bianca en Kees maak je als Facility een goede start.

De rol van projectleider

Kees nam de rollen van projectleider en verandermanager op zich tijdens het verhuizingsproces. Kees licht toe hoe hij te werk ging: “Ik werk zelf graag in drie lagen. De eerste laag is een klein kernteam dat de grootste beslissingen nam in het verhuizingsproces. Bianca maakte hier ook deel van uit. De tweede laag is een team van stakeholders die zich bezighouden met een aantal deelprojecten, zoals de inrichting van de vergaderruimtes. De derde laag is de hele organisatie. Een uitdaging van mij was om deze laag mee te krijgen in de verhuizing en om hen mee te laten beslissen in het proces.”

Verrassende vragen

Hoe kreeg Kees dit voor elkaar, vraag ik me af. Hij vertelt: “Mijn team en ik stuurden enquêtes uit, richtten klankbordgroepen in, stelden Frequently Asked Questions op en planden vragenuren in. De vragenuren werden altijd druk bezocht. Mijn team en ik dachten heel volledig te zijn in de informatievoorziening, maar er kwamen altijd vragen waar we niet aan hadden gedacht.

De inzichten van Kees

Welke tips heeft Kees voor organisaties die er ook over nadenken om te verhuizen? Kees: “Het belangrijkste is om vroeg te beginnen en om voor elk onderdeel voldoende tijd uit te trekken: het vinden van een nieuw pand, komen tot contractvorming, de inrichting, het interne verandermanagement en natuurlijk de verhuizing. Naarmate de deadline nadert, heb je steeds meer tijd nodig voor deze onderdelen. Mijn laatste tip is een klein team van medewerkers samenstellen die beslissingsbevoegd is. Soms neem je namelijk tientallen beslissingen op een dag, zonder de steun van stuurgroepen of directies.”

De rol van facilitymanager

Bianca begeleidde de organisatie tijdens het verhuizingsproces. “De eerder genoemde klankbordgroepen stelden we op om zo de user en employee experience te verbeteren. De groepen bestonden uit collega’s uit vele lagen van de organisatie. Ook hielden we rekening met de wensen van externe bezoekers.”

Andere keuzes dan 10 jaar geleden

Bianca gaat verder: “10 jaar geleden heb ik Ricoh ook geholpen met het verhuizen naar een nieuwe locatie. Destijds waren er andere keuzes gemaakt dan nu. Nu staan onder andere duurzaamheid en hybride werken voorop, waardoor de inrichting van bijvoorbeeld de vergaderruimtes heel anders is dan toen. Het is belangrijk om deze beslissingen goed te overwegen, maar er op een gegeven moment ook achter te gaan staan. Je hebt de luxe niet om alles te blijven heroverwegen.”

De inzichten van Bianca

Welke tips zou Bianca geven aan andere facilitymanagers die besluiten om te verhuizen? Bianca vertelt: “Om te beginnen zullen er altijd uitdagingen zijn. Een planning maken is goed, maar als een leverancier bijvoorbeeld niet kan leveren, dan zul je mee moeten bewegen.

Ook is het lastig om veel kennis op te bouwen over een verhuizingsproces. Daarvoor zit er teveel tijd tussen het wisselen van panden. Schakel daarom een specialistische partner in. Zo komen je organisatie en de partner samen tot een mooi pand waar medewerkers tevreden mee zijn en waar je nog jaren veel plezier van mag hebben.”

Bricks en Bytes

Er komt natuurlijk veel meer kijken bij een verhuizingsproces van een organisatie dan ik dit artikel heb geschreven. Wil je meer weten over de verhuizing van Ricoh? Luister hier de volledige aflevering.

In de volgende podcastaflevering verleg ik mijn blik van de Bricks naar de Bytes. Oftewel: de technische aspecten die komen kijken bij hybride werken. Graag tot de volgende aflevering!