In aflevering vijf van DigiWorkspace staat de organisatie van facilitymanagement in een hybride werkomgeving centraal. Mijn gast van vandaag is Guido Krauss, Facilitair Manager bij Securitas. Wij bespreken voor welke uitdagingen facility-afdelingen tegenwoordig staan en hoe hier het beste mee om te gaan.

Hybride werken: deze nieuwe vorm van werken kent een hoop voordelen, maar ook een aantal uitdagingen. Eén daarvan is de organisatie van facilitymanagement. Deze is namelijk werkelijk anders in een hybride werkomgeving.

Wat brengt hybride werken met zich mee?

Ik vraag Guido welke veranderingen hij ziet in de afgelopen jaren en wat de impact daarvan is op facilitymanagement. Guido: “Er gebeurt momenteel heel veel. Waar ik de laatste tijd vooral tegenaan loop is de uitdaging van de vierkante meters. Vierkante meters zijn vandaag de dag enorm duur. Je ziet met het hybride werken dat een deel van de werknemers thuiswerkt en een ander deel op kantoor. Dan is de grote vraag: hoe stem ik mijn vierkante meters af op mijn capaciteit? Wat heb ik nodig? Dat is echt lastig, want je wil geen onnodige vierkante meters hebben.”

Het ‘thuis’-gevoel, maar dan op kantoor

Naast dat de organisatie wellicht gaat schrappen in vierkante meters, verlangen ook de gebruikers van de kantoorruimtes hier minder naar. Zij werken immers ook veel vanuit huis. En daarom vraag ik Guido: hoe kun je de gebruikers op een goede manier ondersteunen in deze veranderingen? 

“Een ontwikkeling die het hybride werken met zich meebrengt is dat mensen steeds meer het ‘thuis’-gevoel mee willen nemen naar kantoor. Denk aan meer planten op kantoor, een ruimer aanbod dan enkel koffie en verschillende smaken Cup-a-Soup.” 

Dit laat zien dat het werken op kantoor een meerwaarde moet hebben in het werk van de gebruikers. Er wordt verwacht dat de luxe van thuis ook op kantoor te vinden is. Ik vraag me af of die gebruikers facility hiervoor wel goed weten te vinden?  

Guido vertelt over de verschillende platformen via waar zij met alle collega’s goed kunnen communiceren, denk aan Teams en Workplace. “As we speak ben ik ook bezig met het inrichten van een TOPdesk-platform waarop wij alle inkomende vragen, klachten of bestellingen kunnen registreren. Hierdoor is het mogelijk om de gebruikers van kantoorruimtes beter te leren kennen, hun behoeftes in te schatten en hierop te anticiperen.”

Een blik in de toekomst

Ik ben benieuwd wat Guido voor de toekomst voorspelt, zal er nog meer gaan veranderen? “Huisvesting blijft een enorme uitdaging”, vertelt Guido. “Probeer de huisvesting af te stemmen op behoeftes van de gebruikers. Denk daarbij aan het klimaat maar bijvoorbeeld ook aan laadvoorzieningen. Als facilitaire afdeling moet je bijblijven, de behoeftes zijn altijd in beweging.”  

Op de vraag hoe facilitymanagement in de toekomst blijft inspelen op de uitdagingen die spelen, reageert Guido dat het geen makkelijk vraagstuk is. “Het belangrijkste is nog steeds het luisteren naar de gebruikers. Zorg dat je op de werkvloer aanwezig bent, dat je ziet wat er speelt en daarop anticipeert.”