Procesoptimalisatie nog te vaak onderschat als succesfactor voor hybride werken

Aan het onderzoek deden 500 Nederlandse kantoormedewerkers mee. 41% geeft aan dat de organisatie het afgelopen jaar niet anders heeft geïnvesteerd in tools om taken of processen te automatiseren. Dit ondanks de wens van medewerkers om handmatige processen te digitaliseren en automatiseren. Hoe kijkt Maurits hier tegenaan? “Het verbaast me dat organisaties hierin niet meer investeren. Dit is een gemiste kans. Inmiddels is duidelijk dat hybride werken vraagt om een transformatie van organisaties. En automatisering biedt belangrijke kansen om de productiviteit, beleving en tevredenheid van medewerkers te verbeteren. Waarbij werkzaamheden efficiënter en soepeler verlopen terwijl we (ook) op afstand samenwerken.”

Maar liefst 65% van de respondenten geeft aan dat procesautomatisering hun dagelijkse werkzaamheden zou verbeteren. Vooral vanwege de hoge administratieve last en het handmatige werk dat daarbij hoort. Volgens Maurits is het belangrijk dat organisaties tegemoetkomen aan die behoefte van medewerkers. “Samen staan we voor de opgave om hybride werken duurzaam vorm te geven. Dit gaat niet alleen om wanneer en waar we werken, maar vooral ook over hoe organisaties (samen)werken vormgeven. Als je hier niet op inspeelt en procesautomatisering niet borgt in je langetermijnstrategie voor hybride werken, dan loop je belangrijke kansen mis. Denk aan veel meer operationele efficiency en productiviteit. Cruciaal om de mogelijkheden van hybride werken voor een optimale samenwerking te benutten.”

Deze tendens biedt juist een uitgelezen kans voor organisaties, licht Maurits toe. “We willen dat hybride werken bijdraagt aan het realiseren van onze kerntaken, waarbij medewerkers in hun werk hun potentieel kunnen waarmaken. En dat het een optimale samenwerking faciliteert binnen de organisatie. Dit gaat veel verder dan de vraag wanneer of waar medewerkers werken. Geautomatiseerde processen kunnen het werk in belangrijke mate vergemakkelijken en flexibiliseren. Waarbij medewerkers bepaalde handelingen of acties, tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen uitvoeren. Denk aan het controleren of goedkeuren van (papieren) facturen of het ophalen en afhandelen van fysieke post. Door dit soort werk te ondersteunen met de juiste tools, draag je eraan bij dat medewerkers kunnen focussen op hun kerntaken.”

Maurits benadrukt dat het hierbij wel zaak is om je als organisatie goed te laten adviseren tijdens je zoektocht naar de juiste technologie en tools voor procesoptimalisatie. “Procesoptimalisatie is geen doel op zich, maar een middel om medewerkers maximaal te faciliteren in hun dagelijks werk. Kies dus passende technologie, afgestemd op de rol en functie van je medewerkers. Het is cruciaal dat organisaties formuleren hoe zij daar vorm en inhoud aan geven. De transitie die samengaat met hybride werken is geen statisch proces. Het vereist veranderkracht van organisaties. Ik zie die transformatie dan ook als een uitgelezen kans om samen een nieuw ritme te vinden. Voor een succesvolle, meer wendbare én inspirerende organisatie.”

Lees meer over Werken vanaf nu.