14 uur per week slimmer benut: onderzoek toont kansen voor bedrijven

’s-Hertogenbosch, 10 maart 2026 - Onderzoek van Ricoh laat zien dat Nederlandse organisaties grote kansen hebben om productiever en effectiever te werken. Beslissers én medewerkers merken dat administratieve taken nog te veel tijd kosten. Door administratieve processen slimmer in te richten, ontstaat ruimte om de bedrijfsvoering te versterken.

Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers gemiddeld 14 uur per week besteden aan administratieve taken, zoals urenregistratie en documentmanagement. Dat komt neer op bijna twee werkdagen. Tegelijk geeft slechts 48% van de medewerkers aan het grootste deel van de werkdag te besteden aan waardevol werk. Dit laat zien hoeveel potentieel er is om die tijd verder te vergroten. 

Ook beslissers herkennen deze kans: 26% ziet dat administratie een groot deel van de werktijd inneemt, wat nauw aansluit bij de 23% van de medewerkers die dit zelf ervaren.

Kansen voor impact en creativiteit

De grootste kansen voor tijdwinst liggen bij de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers noemen onder meer het:

• beheren van inboxen (34%)
• zoeken naar bestanden in meerdere systemen (32%)
• opnieuw invoeren van informatie (30%) 
• handmatig bijwerken van rapporten (27%)

Door deze processen te stroomlijnen, ontstaat ruimte voor creatiever werk (28%), het leveren van meer toegevoegde waarde (27%) en het sneller afronden van projecten (22%).

Slimmer werken, minder risico

Veel organisaties boeken hier al resultaat. 56% van de beslissers ziet dat nieuwe tools workflows vereenvoudigen en de administratieve druk verlagen. Daarnaast noemt 34% automatisering van repetitieve taken als de grootste kans om productiviteit en groei te stimuleren. 

Tegelijk verkleint slim documentmanagement risico’s: in de afgelopen vijf jaar zag 59% van de beslissers en 37% van de medewerkers iemand (bijna) een fout maken door verouderde of onjuiste informatie. En 63% van de beslissers maakte (bijna) een data- of compliance-incident mee door verkeerd beheerde documenten.

Tijd voor actie

Erica van den Biggelaar, expert slimmer werken bij Ricoh Nederland: “Binnen veel bedrijven zien medewerkers en beslissers hetzelfde: administratie kost nog te veel tijd. Dat biedt enorme kansen. Automatisering en procesoptimalisatie halen medewerkers weg bij routinewerk, waardoor er ruimte ontstaat voor creativiteit, strategische projecten en klantgerichte activiteiten. 

Effectieve automatisering van processen, zoals documentmanagement, levert directe voordelen op: medewerkers ervaren meer werkplezier, benutten hun talenten beter en kunnen impactvoller werken. Tegelijk versterkt het de governance en waarborgt het compliance. Dit draagt bij aan een werkomgeving waarin medewerkers én bedrijven optimaal profiteren.”

Lees meer in het e-book van Zet documenten om in inzichten of op de webpagina over document management. 

Onderzoeksachtergrond

Dit persbericht is gebaseerd op onderzoek van Ricoh Europa onder kantoormedewerkers en beslissers in Nederland, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Italië en Spanje. Het onderzoek brengt in kaart hoeveel tijd wordt besteed aan administratieve taken en welke rol technologie speelt bij het slimmer en productiever organiseren van werk.