Home
Software
Docuware
Digitale documentbeheerinterface met mappen, cloudiconen en een documentpictogram op een transparant scherm.

Werk slimmer

DocuWare

Informatie vastleggen, documenten verwerken en content openen met DocuWare

Start DocuWare demo
DOCUWARE
Voordelen Functionaliteiten Hoe werkt het? In de praktijk Voor wie? Diensten Veelgestelde vragen Inspiratie
Contact

Automatiseer je documentprocessen met DocuWare

Besteed je tijd aan taken die écht waarde toevoegen. Met minder administratieve taken. Met DocuWare digitaliseer je documenten en automatiseer je processen in een centraal documentmanagementsysteem, in de cloud of on-premise. Je elimineert handmatige stappen en verhoogt de efficiëntie. Zo werk je sneller, overzichtelijker en met meer plezier.

Download brochure
A cheerful man wearing a red sweater and glasses stands in front of a white and purple background, actively typing on a laptop. Surrounding him are visual metaphors for document management and digital organization. To his left, several paper documents are seen floating as if being scanned or digitized. To his right, an interconnected flowchart of blue folders represents file structure and workflow. Above this, stylized interface elements suggest tasks like searching, listing, and completing actions, including a prominent blue bar with a folder icon. A small red circular loading or processing symbol is near his shoulder.

DocuWare vervult diverse zakelijke
en operationele behoeften, zoals:

Intelligent Document Processing (IDP)

Met AI-technologie herkent DocuWare automatisch belangrijke informatie in documenten, zoals factuurnummers en datums. Zo verminder je handmatig werk en neemt de foutkans bij het indexeren af.

Two business professionals, a man and a woman, sit at a desk reviewing documents on dual computer monitors and a laptop, while the screen highlights three types of digital documents above them: an Invoice, a Delivery Note, and a Letter, each marked with a red checkmark.

Procesautomatisering

Bedrijven kunnen met een intuïtieve drag-and-drop interface zelf workflows ontwerpen en automatiseren voor uiteenlopende processen. Automatische documentrouting, taaktoewijzing en meldingen zorgen ervoor dat alles soepel en op tijd verloopt.

A close-up view of a person's hands typing on a laptop, with the screen displaying a complex, multi-branching digital workflow diagram with colored lines and process steps, suggesting business process automation or workflow modeling.

Geavanceerde zoekfunctie

De krachtige zoekfuncties van DocuWare gebruiken metadata en full-text indexing met OCR (Optical Character Recognition). Medewerkers vinden elk document onmiddellijk terug, zelfs gescande papieren bestanden. Informatie wordt zo eenvoudig toegankelijk.

A top-down view of hands typing on a laptop keyboard is juxtaposed with a digital search interface showing a full-text search field populated with "Final acceptance" and several search options.

Mobiel gebruik

Gebruikers raadplegen documenten en beheren processen vanaf elk device, vanaf elke locatie. Met de mobiele app sla je documenten op en keur je deze goed terwijl je onderweg bent. Zo blijven processen altijd soepel lopen, ook als je niet op kantoor aanwezig bent.

A hand holds a smartphone displaying a mobile workflow task list and document previews, integrated with a business contract document (marked with a red checkmark) and a red-lined flowchart, symbolizing mobile document processing and workflow management.

Integratie-mogelijkheden

DocuWare integreert naadloos met je bestaande bedrijfsapplicaties, zoals je ERP-, CRM- en boekhoudsysteem.

A smiling, bespectacled business professional looks down at a laptop screen, positioned next to a grid displaying the logos of numerous software platforms, including SAP, Oracle, Microsoft 365, Salesforce, and MySQL, representing seamless integration with enterprise applications.

DocuWare biedt meerwaarde voor tal van afdelingen.

Icon of a black-outlined shopping cart with a gear resting inside it, representing e-commerce configuration, shopping automation, or product settings.

Inkoop

✔ Beheer alle inkoop- en leveranciersgegevens centraal (in de cloud).
✔ Raadpleeg razendsnel informatie zoals contracten en inkooporders.
✔ Krijg inzicht in de uitgaven en kansen voor besparing.

Icon of a document displaying a bar chart with an upward-trending arrow, next to two stacks of coins, representing financial growth, accounting, or business reporting.

Finance

✔ Verwerk facturen volledig automatisch, dankzij matching met inkooporders.
✔ Krijg ruimte om op tactisch-strategische beslissingen te nemen.
✔ Krijg inzicht in de juiste contracten en financiële afspraken met leveranciers.

Icon of an open hand supporting a group of three stylized human figures, representing HR community.

HR

✔ Sla personeelsdossiers digitaal op.
✔ Stroomlijn HR-processen, zoals werving & selectie, personeelsadministratie etc.
✔ Automatiseer handmatig werk: zoals het goedkeuren van verlofaanvragen en de onboarding.

Icon of a cluster of three overlapping, black-outlined multi-story buildings, representing a company facilities.

Facility

✔ Beheer documenten zoals onderhoudsplannen en contracten digitaal.
✔ Werk efficiënter samen met andere afdelingen en locaties.
✔ Zorg voor betere naleving van veiligheidsvoorschriften.

Icon of two hands engaged in a handshake, symbolizing partnership, agreement, deal completion, or a Sales closing.

Sales

✔ Snel toegang tot verkoopdocumenten zoals offertes en contracten.
✔ Offertes en contracten digitaal opstellen, verzenden en goedkeuren.
✔ Inzicht in verkoopcijfers, trends en prestaties dankzij rapportage- en analysefuncties.

Icon of a black-outlined megaphone or loudspeaker with sound waves radiating from the wide end, representing announcement, promotion, communication, or Marketing efforts.

Marketing

✔ Sla marketingmaterialen centraal op en deel met collega’s.
✔ Werk gelijktijdig aan documenten, voeg opmerkingen toe en houd wijzigingen bij.
✔ Evalueer de effectiviteit van de marketingactiviteiten.

Veelgestelde vragen over DocuWare

Waar wordt DocuWare voor gebruikt?

DocuWare is een softwareplatform voor documentbeheer en workflowautomatisering. Organisaties gebruiken het om documenten zoals facturen, contracten, HR-dossiers en klantgegevens digitaal op te slaan, te beheren en efficiënter te verwerken.

Waarom kiezen organisaties DocuWare voor documentbeheer?

DocuWare helpt je organisatie om documenten centraal op te slaan, processen te automatiseren en informatie snel terug te vinden. Hierdoor werk je efficiënter, verminder je handmatige taken en verbeter je de samenwerking tussen teams. Bovendien ondersteunt DocuWare compliance- en beveiligingseisen, zodat je organisatie klaar is voor verdere digitale groei.

Hoe verhoogt DocuWare de productiviteit in organisaties?

DocuWare automatiseert documentintensieve processen, zoals factuurverwerking, contractbeheer en HR-administratie. Dankzij centrale documentopslag, slimme zoekfuncties en geautomatiseerde workflows besteden medewerkers minder tijd aan administratieve taken en meer tijd aan werkzaamheden die waarde toevoegen aan je organisatie.

Is DocuWare veilig voor het beheren van bedrijfsinformatie?

Ja. DocuWare beschermt bedrijfsinformatie met versleutelde opslag, uitgebreide toegangsrechten en volledige audittrails. Zo houd je controle over documenten en voldoe je eenvoudiger aan compliance- en privacyvereisten, zoals de AVG. De oplossing draait op een veilige Microsoft Azure-infrastructuur en maakt gebruik van ISO-gecertificeerde datacenters.

Kan DocuWare worden geïntegreerd met mijn bestaande ERP- of boekhoudsoftware?

Ja. DocuWare integreert eenvoudig met bestaande ERP-, boekhoud- en CRM-systemen. Hierdoor worden documenten en gegevens automatisch uitgewisseld, voorkom je dubbele invoer en kunnen medewerkers informatie direct vanuit hun vertrouwde applicaties raadplegen.

DocuWare biedt verschillende integratiemogelijkheden:

  • Standaardintegraties met veelgebruikte oplossingen zoals SAP, Microsoft Dynamics en andere bedrijfsapplicaties.
  • Open REST API's waarmee documenten, metadata en workflows automatisch kunnen worden uitgewisseld met vrijwel elk softwareplatform.
  • DocuWare Smart Connect, waarmee gebruikers direct vanuit hun ERP- of boekhoudsysteem relevante documenten kunnen opzoeken en openen, zonder van applicatie te wisselen.
  • Geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen systemen, waardoor handmatige invoer wordt beperkt en de kans op fouten afneemt.

Door DocuWare te integreren met de bestaande softwareomgeving ontstaat één digitale informatiestroom. Dit zorgt voor efficiëntere processen, een hogere datakwaliteit en een gebruiksvriendelijke werkwijze voor medewerkers.

Is DocuWare een cloudgebaseerde of een on-premise-oplossing?

DocuWare is beschikbaar als cloudoplossing én als on-premise implementatie. Je kiest de vorm die het beste aansluit bij de IT-strategie, beveiligingseisen en compliancebehoeften van je organisatie.

Heeft DocuWare een mobiele app?

Ja, DocuWare heeft mobiele apps voor iOS en Android. Via de app raadpleeg je documenten en beheer je workflows altijd en overal.

Contact

Onze experts staan voor je klaar

Benieuwd wat Ricoh voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op