Nieuws

Printen Twitter LinkedIn Facebook

Een doolhof van regels: het uitrollen van één cloud voor heel Europa - Ian Winham, CIO, Ricoh Europe

Cloud Computing wordt tegenwoordig algemeen gezien als een van de belangrijkste middelen om bedrijven in Europa te laten groeien. Neelie Kroes (een van de zeven vicevoorzitters van de Europese Commissie en verantwoordelijk voor de Digital Agenda for Europe) zei onlangs dan ook dat ze wilde dat Europa 'cloud-actief' zou worden in plaats van alleen maar 'cloud-vriendelijk'. Ze zei ook dat de EU ervan overtuigd is dat cloud-technologie de omzet van kleine en middelgrote Europese bedrijven verhoogt, de hightech bedrijfsomgeving verder ontwikkelt, de overheid besparingen oplevert en uiteindelijk leidt tot een efficiëntere Europese economie.

Toch lopen bedrijven die een cloud willen implementeren, nog steeds tegen problemen aan, vooral als ze in verschillende Europese landen actief zijn. Er zijn allerlei verschillende wetten en regels in de EU-lidstaten die bepalen welke gegevens kunnen worden opgeslagen of gedeeld met andere divisies van het bedrijf, voor zowel nationale als internationale activiteiten. Daarom is het voor bedrijven vaak lastig om één cloud voor al hun activiteiten in de EU te gebruiken, omdat men in veel landen geen toestemming heeft voor het opslaan van bepaalde gegevens buiten de landsgrenzen. De financiële dienstverlening in Luxemburg is daar een voorbeeld van. Het gevolg is dat het voor pan-Europese bedrijven erg omslachtig is om de cloud te gebruiken voor hun eigen activiteiten.

Ricoh – specialist in zakelijke documentverwerking – is een van de bedrijven die ondanks dit doolhof aan wetten en regels een gezamenlijke cloud-omgeving voor al zijn Europese vestigingen wist te implementeren.

Ricoh is er stellig van overtuigd dat de cloud centraal zal staan in de werkplek van de toekomst, waardoor bedrijven mobieler en flexibeler worden dan ooit. Recent onderzoek door de Economist Intelligence Unit – mede mogelijk gemaakt door Ricoh - toont aan dat toonaangevende bedrijven denken dat er tot 2020 een verschuiving zal plaatsvinden in de richting van een meer gedecentraliseerde besluitvorming door werknemers, meer samenwerking tussen afdelingen en een toename van klantgerichte innovatie. Daarom zullen bedrijven hun informatie effectiever en efficiënter moeten beheren. De informatie moet altijd beschikbaar zijn voor iedereen die deze nodig heeft, zonder dat de veiligheid in het geding komt.

Met deze visie op de werkplek van de toekomst begon Ricoh in 2011 met de ontwikkeling van haar Europese cloud. Het bedrijf wilde voor heel Europa één omgeving creëren voor het veilig beheren van alle informatie en tegelijkertijd medewerkers in de gehele regio op een veilige manier toegang geven tot zakelijke applicaties. Het doel van Ricoh was het centraliseren van de IT-infrastructuur en het verminderen van duplicering van gegevens door te zorgen voor een efficiëntere IT- en bedrijfsprocesomgeving. Bovendien wilde het bedrijf op deze manier bijdragen aan zijn duurzaamheiddoelstellingen: 87,5% minder CO2-uitstoot in 2050 ten opzichte van het jaar 2000.

Naast deze voordelen brengt een project van deze omvang ook uitdagingen met zich mee, vooral omdat er binnen de Europese Unie verschillende nationale regelgevingen zijn op het gebied van gegevensbescherming. Om het project mogelijk te maken, was het uitermate belangrijk de wetten van elk land te respecteren.

Ricoh geeft volledige openheid over de locatie van de servers en de opslag van bepaalde gegevens. Zo kon een veilige en betrouwbare infrastructuur worden gecreëerd, ondanks het ontbreken van een gestandaardiseerde Europese wetgeving. Omdat de Duitse wetgeving inzake privacy van gegevens in Europa wordt beschouwd als de meest strenge in zijn soort, heeft Ricoh deze als richtlijn gebruikt bij de ontwikkeling van haar cloud. In Duitsland ligt de nadruk vooral op de bescherming van het individuele recht om te weten welke informatie door wie en waarom wordt verzameld. Door daar in mee te gaan, voldoet Ricoh aan de strengste eisen op het gebied van gegevensopslag.

Ricoh’s operaties in Europa zijn nu in de cloud geïntegreerd met backoffice-systemen die gebaseerd zijn op gestandaardiseerde processen en een eenmalige aanmelding van gebruikers. Nu deze infrastructuur geïmplementeerd is, kan Ricoh Europe haar informatie beter beheren. Medewerkers hebben daarnaast overal toegang tot de informatie, zodat ze veilig op afstand met elkaar kunnen samenwerken en geïnformeerde real time beslissingen kunnen nemen. Daarvan profiteren niet alleen de medewerkers, maar ook klanten.

Inmiddels beschikt Ricoh over een schaalbaar, flexibel en toegankelijk IT-platform voor heel Europa. Daardoor kunnen er meer dan duizend servers worden verwijderd in Europa, het Midden-Oosten en Afrika, wat resulteert in een verlaging van de CO2-uitstoot met 16,8 kiloton. Dit is vergelijkbaar met de uitstoot van 3350 auto's. Het draagt ook bij aan het streven van het bedrijf om de IT-infrastructuur voor alle vestigingen in Europa te centraliseren, om zo te komen tot een efficiëntere IT-omgeving voor medewerkers en klanten.

Bij Ricoh hebben we het geluk dat we gespecialiseerd zijn in het creëren van een efficiëntere en beter verbonden bedrijfsinfrastructuur voor onze klanten, dus beschikken we al over een groot aantal van de vaardigheden die nodig zijn om een project van deze omvang te beheren. Voor andere, niet gespecialiseerde bedrijven, zowel groot als klein, is de roll-out van een cloud over al hun Europese activiteiten momenteel echter een lastige opgave. Als de Europese Commissie inderdaad onderkent welke mogelijkheden de cloud biedt, en haar toezeggingen in de Digital Agenda wil nakomen, moet zij snel in actie komen om de huidige regelgeving te vereenvoudigen.

Naar begin