Nieuws

Printen Twitter LinkedIn Facebook

Verbetering van documentprocessen in organisaties resulteert in hogere omzet

Recent onderzoek van IDC  toont potentieel bij verbetering informatieprocessen aan

’s-Hertogenbosch, 5 september 2012 – Recent onderzoek van IDC, in opdracht van Ricoh, toont aan dat een verbetering van documentprocessen in organisaties direct kan resulteren in een verhoging van de omzet tot wel 10 procent. Deze en andere conclusies zijn te lezen in een nieuw whitepaper van IDC, gebaseerd op wereldwijd onderzoek. 

Ontoereikende of niet goed lopende documentprocessen kunnen leiden tot het verlies van klanten, zo bleek uit het onderzoek.  69 procent van de respondenten zei dat ze waarschijnlijk minder zaken zouden doen met bedrijven met inefficiënte of ondoelmatige documentprocessen.  60 procent zei naar de concurrentie over te stappen, en 57 procent zou anderen aanraden geen zaken te doen met deze bedrijven.

Het goede nieuws is dat efficiënt ingerichte documentprocessen potentieel tot een hogere omzet kunnen leiden.  Ruim 8 van de 10 respondenten gaf aan dat optimalisatie van document-gerelateerde, op de klant gerichte bedrijfsprocessen de omzet met gemiddeld met 10,1 procent zou doen stijgen. Dit kan worden bereikt door verbeterde communicatie met de klant, gestroomlijnde verkoopprocessen en het verbeteren van de klantondersteuning.

Deze wetenschappelijk onderbouwde bevindingen staan vermeld in het nieuwe, door Ricoh gesponsorde whitepaper van IDC, “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth” (september 2012).”  Dit whitepaper is gebaseerd op  recent wereldwijd onderzoek van IDC onder 1516 verantwoordelijken voor documentgerelateerde bedrijfsprocessen  en informatiewerkers.

Door verbeterde documentprocessen kan de interactie van een klant met een bedrijf over de hele linie worden verbeterd. Efficiënte processen hebben een positieve invloed op de klanttevredenheid omdat men zich dan beter kan richten op de behoeften van de klant. Dit is een essentiële factor voor klantenretentie en omzetgroei. Als klanten zich daarentegen geconfronteerd zien met inefficiënte en ondoelmatige documentprocessen, lopen ze mogelijk weg naar de concurrentie.

“De onderzoeksresultaten zijn waardevol voor managers die moeite hebben de verbetering van bedrijfsprocessen als prioriteit te stellen”, aldus Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations van Ricoh Nederland. “Ze hoeven zich niet meer af te vragen of het aanpakken van documentprocessen genoeg rendement op hun investering zal opleveren. Met name in het huidige economische klimaat is ieder proces dat zowel de kosten drukt als de omzet verbetert, een win-winsituatie dat bovenaan de prioriteitenlijst zou moeten staan.”

Ricoh adviseert meerdere benaderingen om met de mogelijkheden van documentprocessen omzetgroei te realiseren:

  • Holistische benadering van de klanttevredenheid. De inkomende informatiestroom (input) wordt in een organisatie verwerkt en vervolgens op het juiste moment aan de juiste persoon geleverd (output). Waar past de klant in dit plaatje? Hoe kunnen klanten beter worden geïntegreerd in het proces zodat ze de nodige informatie op het juiste moment kunnen verkrijgen? En idem voor leveranciers en distributiepartners? Het proces staat hierbij voorop.

  • Versterkte relaties door gestroomlijnde document- en informatieprocessen.  Medewerkers staan dichter bij de klant, bijvoorbeeld doordat mobiele medewerkers die naar klantlocaties reizen meer controle en mogelijkheden hebben. Verbeterde document- of informatieprocessen kunnen ook bijdragen aan optimalisering van de communicatie in de toeleveringsketen, zodat de kans dat klanten weglopen kleiner wordt.

  • Het proces staat voorop, maar het zijn de resultaten die tellen. De juiste zakelijke beslissingen kunnen alleen worden genomen als de juiste personen de juiste informatie op de juiste tijd ontvangen middels geoptimaliseerde processen. Anders zijn alle inspanningen zinloos.

Met de Managed Document Services voor documentbeheer beschikt Ricoh bij uitstek over de geëigende middelen om klanten te helpen een allesomvattende strategie voor het verbeteren van documentprocessen uit te voeren, waarmee zowel de kosten kunnen worden gedrukt als het potentieel van omzetvergroting worden benut. Met de beproefde methode van Ricoh (Begrijpen, Verbeteren, Transformeren, Beheersen en Optimaliseren) kunnen de belangrijkste processen van een organisatie worden vastgesteld en in lijn worden gebracht met diensten die klanten helpen meetbare en duurzame bedrijfsresultaten te behalen. De kennis die Ricoh door duizenden implementaties heeft vergaard, heeft ook inzicht verschaft in de voornaamste en meest voorkomende zorgen van bedrijven in de huidige zakelijke omgeving: kostenbeheersing, duurzaamheid, gegevensbeveiliging en -beleid, efficiency van bedrijfsprocessen, changemanagement binnen de onderneming, productiviteit van informatiewerkers (iWorkers), optimalisering van de informatie en strategische infrastructuur. Dit waardevolle inzicht helpt de eerste stap van het proces (Begrijpen) te versnellen, zodat klanten eerder met de fase van het Verbeteren kunnen beginnen om snel van de bijkomende voordelen te profiteren. 

Revenue Infographic

1 Whitepaper IDC, gesponsord door  Ricoh, “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth,” September 2012

Naar begin