Veilig printen met deze 6 securitytips
Je staat er niet bij stil, maar de printers in je organisatie zijn kwetsbaar voor cyberaanvallen. Ontdek hoe je jouw IT-infrastructuur hierop inricht en welke maatregelen je kunt treffen voor optimale printbeveiliging
Een printer is al lang niet meer alleen een printer. Het zijn centrale informatiehubs, waarmee je onder meer documenten digitaliseert en processen automatiseert. Printers beschikken tegenwoordig over geavanceerde technologie en geven toegang tot onder meer tal van apps. Ze staan in verbinding met je bedrijfsnetwerk én verwerken dagelijks een grote hoeveelheid bedrijfsdata. Het laatste wat je wilt is dat cybercriminelen daar toegang tot krijgen.
Hybride werken
De risico’s van onbeveiligde printers
Beveilig je jouw printers niet? Dan kan dit leiden tot datalekken en meer hackpogingen. En de kans dat het cybercriminelen daarbij lukt om ‘binnen te komen’, is ook aanzienlijk groter. Een hack kan uiteindelijk leiden tot hoge kosten en imagoschade.
Uit een recent onderzoek van Quocirca blijkt bovendien dat 61% van de organisaties te maken heeft gehad met gegevensverlies door onbeveiligd printen. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat maar liefst 79% van de IT-beslissers van plan is om de uitgaven voor printbeveiliging dit jaar te verhogen. Een verstandige keuze, als je het mij vraagt.
Printbeveiliging: 6 maatregelen
Wat kun je nu exact doen om de printbeveiliging in je organisatie op orde te krijgen? Met onderstaande 6 maatregelen ben je goed op weg naar een solide fundament.
1. Inventariseer potentiële risico's
Breng allereerst de huidige situatie en printbeveiliging in kaart. Onderzoek welke gegevens jouw organisatie vaak print of digitaliseert. Kijk ook of er ongeautoriseerde printers in het netwerk zijn. Maak tot slot een inventarisatie van de potentiële beveiligingsrisico’s in de huidige processen.
2. Versleutel alle data (encryptie)
Het is belangrijk dat de printers beschikken over geïntegreerde opties voor dataencryptie (ofwel versleuteling van zowel inkomende als uitgaande data). Is dit niet het geval? Overweeg dan om te upgraden naar printers met de ‘Trusted Platform Module’ (TPM 2.0). Deze module verbetert de codering en gegevensbescherming. Daarbij is het raadzaam om te kiezen voor SSD-opslag, waarbij het herstellen van verwijderde gegevens vrijwel onmogelijk is. Met deze functionaliteiten minimaliseer je het risico op datalekken aanzienlijk en voeg je een extra beveiligingslaag toe.
3. Implementeer gebruikersauthenticatie
Optimale printbeveiliging valt of staat in belangrijke mate met de personen die toegang hebben tot de printers. Met gebruikersauthenticatie ben je er zeker van dat alleen geautoriseerde personen de printers gebruiken en daarmee toegang hebben tot bepaalde informatie. Autorisatie kan bijvoorbeeld plaatsvinden met een persoonlijke pincode of pas. Alleen als de persoon zijn of haar code invoert of pas tegen de printer houdt, rolt de printopdracht uit de printer en / of krijgt de persoon toegang tot de andere functies.
Met traceerbare gebruikers-ID’s kun je bovendien precies bijhouden wie de printer op welk moment gebruikt en wat voor soort gegevens er worden geprint. Zo verhoog je de printbeveiliging verder en zorg je ervoor dat gebruikers verantwoordelijk(er) omgaan met printen en (gevoelige) gegevens.
4. Verbeter de beveiliging van printdata
Ga na of je printers over de mogelijkheid beschikken om latente data te overschrijven en gegevens te versleutelen (zie ook maatregel 2). Hiermee minimaliseer je het risico op datalekken. Het is ook belangrijk dat de printers zelfstandig poorten kunnen sluiten die niet worden gebruikt. Hierdoor sluit je potentiële ‘achterdeurtjes’ voor hackers.
Zorg er daarnaast voor dat je printers up-to-date blijven met de nieuwste firmware- en beveiligingsopties. Kies het liefst voor automatische updates. Dan ben je altijd zeker van de laatste functionaliteiten én best mogelijke beveiliging.
5. Monitor doorlopend
Stel een beleid op waarmee je waarborgt dat je continu de software, servers én printbeveiliging monitort. Door voortdurend te monitoren detecteer je potentiële bedreigingen in realtime en kun je hierop direct anticiperen. Zo beperk je de schade tot een minimum of voorkom je deze zelfs helemaal.
6. Voer periodiek penetratietesten uit
Schakel tot slot een betrouwbare partner in die periodiek penetratietesten uitvoert. Een penetratietest bootst een echte cyberaanval na en helpt je om aanwezige kwetsbaarheden in je IT- of printinfrastructuur te ontdekken. Hier kun je vervolgens gericht mee aan de slag. Zo houd je continu zicht op de actuele stand van je printbeveiliging én blijf je cybercriminelen altijd een stap vóór.
Kies een leverancier van printservices met een bewezen beveiligingsreputatie
Als u op zoek bent naar een leverancier van Managed Print Services, kies er dan eentje met een robuuste trackrecord in beveiliging. Om Ricoh als voorbeeld te gebruiken:
Erkend als leider in de IDC MarketScape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment, lopen we voorop met het aanbieden van geavanceerde oplossingen.
Door RICOH Print Management Cloud bieden we eersteklas beveiligingsfuncties die worden ondersteund door ons Ricoh Always Current Technology -platform. Dit platform houdt onze infrastructuur up-to-date met de nieuwste beveiligingsverbeteringen, gereed om te worden gedownload en geactiveerd wanneer het u uitkomt.
We zijn goed op de hoogte van de veranderende behoeften van het huidige verspreide personeelsbestand en bieden robuuste ondersteuning voor flexibel werken en veilige digitale documentworkflows door een cloudgebaseerde afdrukinfrastructuur. Met een 'zero-trust'-beveiligingsaanpak als uitgangspunt zorgen we voor volledige informatiebeveiliging op alle contactpunten.
“Ricoh zou ook moeten worden overwogen door klanten die op zoek zijn naar een leverancier die ze kunnen vertrouwen met kritieke bedrijfsprocessen en -infrastructuur — zowel op het gebied van beveiliging als resultaten”.
IDC MarketScape 2022-2023