Cookiebeleid

Ricoh maakt gebruik van tools voor gegevensverzameling, zoals cookies, om uw ervaring met het gebruik van deze site te verbeteren. Informatie over het wijzigen van deze instellingen en over cookies vindt u hier.

Digitale Facturatie Services

De Digitale Facturatie Services van Ricoh zijn specifiek gemodelleerd op organisaties die hun factuurproces willen optimaliseren. Deze service stelt u in staat om in uw eigen tempo uw inkopers en leveranciers te doen overstappen van papieren facturen op een efficiënter en goedkoper digitaal factuurproces.

Een papieren factuurproces is een kostbare aangelegenheid, zowel wat betreft de tijd die nodig is voor de verwerking, als wat betreft de materiaalkosten van het proces. Digitaal factureren is eenvoudiger te volgen en minder gevoelig voor fouten dan handmatige processen. Een uniform overzicht maakt het eenvoudiger om eventuele vragen te beantwoorden en aan administratieve verzoeken te voldoen.

Wij helpen u uw factuurpraktijk aan te passen in een snelheid die past bij uw organisatie, klanten en leveranciers. Sommige klanten en leveranciers hebben bijvoorbeeld nog behoefte aan een papieren aanpak die past bij hun financiële activiteiten. Onze oplossing is eenvoudig aan te passen op deze behoeften.

Onze cloudbased service geeft u de mogelijkheid om eenvoudig u betaal- en goedkeurproces onder controle te hebben vanaf iedere locatie en bevat zowel Accounts Receivable als Accounts Payable oplossingen.

De voordelen

De Digital Facturatie Services van Ricoh helpen u de workflow van uw facturering te verbeteren door de introductie van efficiënte, eenvoudig te volgen best practices in uw totale organisatie.

Onze service kan u helpen om:

  • De kosten van energie, papier en verzending te beperken door een overstap van papieren naar elektronische facturering
  • Tijd te besparen door de handmatige workflow te stroomlijnen en de snelheid van de factuurverwerking te verhogen
  • De productiviteit te vergroten doordat uw medewerkers nu meer tijd hebben voor andere aspecten van uw bedrijf
  • Het beheer van de cashflow verbeteren dankzij een duidelijk overzicht van de bedragen die binnenkomen in uw organisatie en de bedragen die worden uitgegeven
  • Een beter milieubeleid te voeren dankzij de overstap op facturatie zonder papier
  • De veiligheid van documenten beter te garanderen doordat de risico's van fysiek transport en opslag wegvallen


Accounts Receivable

Deze services bevat

  • Levering van uitgaande facturen door digitale of printkanalen
  • Migratie van hard copy naar digitale facturatie op een snelheid die past bij uw klanten
  • Automatische opmaak, sortering en levering van facturen in ieder gewenst bestandsformaat


Accounts Payable

Deze service bevat:

  • Opvangen van alle inkomende facturen van verschillende kanalen, van papier en e-mail tot digitale bestandsuitwisseling
  • Vertalen van alle e-mail naar digitaal formaat en levering naar uw Enterprise Resource Planning (ERP) applicatie als een e-invoice
Klantcase

Klantcase 1 - Oplossing van Ricoh levert een efficiëntietoename van 63% op

De oplossingen voor digitale factuurverwerking van Ricoh hebben een nutsbedrijf geholpen beter grip te krijgen op zijn internationale toeleveringsketen. Het automatiseren van het procesheeft de beoordeling en goedkeuring van facturen gestroomlijnd en de tijd die nodig is voor de verwerking beperkt. De handmatige, op papier gebaseerde processen die dit bedrijf eerder gebruikte voor de verwerking van facturen van leveranciers waren niet efficiënt en zeer tijdrovend. Het bedrijf had behoefte aan een efficiëntere verwerking van facturen waarbij de handmatige processen werden geautomatiseerd, het goedkeuringsproces werd gestroomlijnd met de verzekering dat de facturen van leveranciers op tijd worden betaald, zonder dat papier facturen nog handmatig verwerkt moeten worden. Omdat we bij Ricoh uitstekend begrepen wat de klant nodig had en wat de eisen waren, waren we in staat het hele proces opnieuw in te richten. We introduceerden een intelligente digitale oplossing voor de geautomatiseerde goedkeuring van facturen die direct in de bestaande systemen van het bedrijf kon worden geïntegreerd, zodat het steeds in realtime kan beschikken over nauwkeurige financiële informatie.

Klantcase 2 – Digitale facturatieservice bespaart producent van sportkleding 3 miljoen dollar per jaar

Een klant van Ricoh, een bekend producent van sportkleding, besteedde 4 miljoen dollar per jaar aan de verzending van papieren facturen en overzichten. De facturering werd beheerd door een centrale afdeling van het bedrijf en facturen werden afgedrukt, in enveloppen gestoken, per land gesorteerd en dagelijks verstuurd. Ander documenten voor transacties, zoals overzichten en orderbevestigingen, werden maandelijks aangemaakt. Omdat het bedrijf besefte dat de bestaande processen inefficiënt waren en grotendeels op een handmatige aanpak berustten, vroeg men Ricoh om een managed service te ontwikkelen die de administratie zou stroomlijnen en de kosten zou beperken. De producent van sportkleding besteedt zijn facturering inmiddels uit aan Ricoh. Transactiegegevens die worden gegenereerd door het orderbeheersysteem van het bedrijf, worden nu verwerkt door Ricoh en gebruikt om elektronische facturen te genereren. In overeenstemming met de wens van elke individuele eindklant, worden facturen ge-upload naar een webportaal waar ze deze online kunnen bekijken of kunnen afdrukken en op de traditionele manier kunnen verzenden. Het bedrijf streeft er inmiddels naar 80% van zijn klanten te helpen over te stappen op elektronische facturering. Zo wordt 3 miljoen dollar per jaar bespaard en worden de interne processen beter afgestemd op het actief milieusparende beleid van het bedrijf.

Verwante oplossingen

  • Print als Managed Service

    Print

    Een compleet scala aan snelle, kwalitatief hoogwaardige printservices, door Ricoh beheerd op uw eigen locatie.

  • Accounts receivable - archiving

    Accounts receivable - archiving

    Verbeter uw klantenservice met snelle, gecentraliseerde factuurarchivering

  • Accounts Payable

    Accounts Payable

    Een eenvoudig te implementeren oplossing waarmee u het registreren, goedkeuren, betalen en archiveren van facturen automatiseert.

  • Veilig scannen en archiveren

    Veilig scannen en archiveren

    Beveilig uw gevoelige informatie tijdens de digitalisering.

  • Digitaal en offsetdrukken

    Digitaal en offsetdrukken

    Een portefeuille met services op maat voor al uw grote afdrukvolumes, gespecialiseerde producties en eisen op het gebied van documentbeheer.

  • Scannen en archiveren als Managed Service

    Scannen en Archiveren

    Stap over op digitale workflows en krijg eenvoudiger toegang tot uw documenten.