Digitale Facturatie Services

De Digital Facturatie Services van Ricoh helpen u de workflow van uw facturering te verbeteren door de introductie van efficiënte, eenvoudig te volgen best practices in uw totale organisatie.

Onze service kan u helpen om:

• De kosten van energie, papier en verzending te beperken door een overstap van papieren naar elektronische facturering
• Tijd te besparen door de handmatige workflow te stroomlijnen en de snelheid van de factuurverwerking te verhogen
• De productiviteit te vergroten doordat uw medewerkers nu meer tijd hebben voor andere aspecten van uw bedrijf
• Het beheer van de cashflow verbeteren dankzij een duidelijk overzicht van de bedragen die binnenkomen in uw organisatie en de bedragen die worden uitgegeven
• Een beter milieubeleid te voeren dankzij de overstap op facturatie zonder papier
• De veiligheid van documenten beter te garanderen doordat de risico's van fysiek transport en opslag wegvallen

Accounts Receivable

Deze services bevat

• Levering van uitgaande facturen door digitale of printkanalen
• Migratie van hard copy naar digitale facturatie op een snelheid die past bij uw klanten
• Automatische opmaak, sortering en levering van facturen in ieder gewenst bestandsformaat

Accounts Payable

Deze service bevat:

• Opvangen van alle inkomende facturen van verschillende kanalen, van papier en e-mail tot digitale bestandsuitwisseling
• Vertalen van alle e-mail naar digitaal formaat en levering naar uw Enterprise Resource Planning (ERP) applicatie als een e-invoice

Klantcase 1 - Oplossing van Ricoh levert een efficiëntietoename van 63% op

De oplossingen voor digitale factuurverwerking van Ricoh hebben een nutsbedrijf geholpen beter grip te krijgen op zijn internationale toeleveringsketen. Het automatiseren van het procesheeft de beoordeling en goedkeuring van facturen gestroomlijnd en de tijd die nodig is voor de verwerking beperkt. De handmatige, op papier gebaseerde processen die dit bedrijf eerder gebruikte voor de verwerking van facturen van leveranciers waren niet efficiënt en zeer tijdrovend. Het bedrijf had behoefte aan een efficiëntere verwerking van facturen waarbij de handmatige processen werden geautomatiseerd, het goedkeuringsproces werd gestroomlijnd met de verzekering dat de facturen van leveranciers op tijd worden betaald, zonder dat papier facturen nog handmatig verwerkt moeten worden. Omdat we bij Ricoh uitstekend begrepen wat de klant nodig had en wat de eisen waren, waren we in staat het hele proces opnieuw in te richten. We introduceerden een intelligente digitale oplossing voor de geautomatiseerde goedkeuring van facturen die direct in de bestaande systemen van het bedrijf kon worden geïntegreerd, zodat het steeds in realtime kan beschikken over nauwkeurige financiële informatie.

Klantcase 2 – Digitale facturatieservice bespaart producent van sportkleding 3 miljoen dollar per jaar

Een klant van Ricoh, een bekend producent van sportkleding, besteedde 4 miljoen dollar per jaar aan de verzending van papieren facturen en overzichten. De facturering werd beheerd door een centrale afdeling van het bedrijf en facturen werden afgedrukt, in enveloppen gestoken, per land gesorteerd en dagelijks verstuurd. Ander documenten voor transacties, zoals overzichten en orderbevestigingen, werden maandelijks aangemaakt. Omdat het bedrijf besefte dat de bestaande processen inefficiënt waren en grotendeels op een handmatige aanpak berustten, vroeg men Ricoh om een managed service te ontwikkelen die de administratie zou stroomlijnen en de kosten zou beperken. De producent van sportkleding besteedt zijn facturering inmiddels uit aan Ricoh. Transactiegegevens die worden gegenereerd door het orderbeheersysteem van het bedrijf, worden nu verwerkt door Ricoh en gebruikt om elektronische facturen te genereren. In overeenstemming met de wens van elke individuele eindklant, worden facturen ge-upload naar een webportaal waar ze deze online kunnen bekijken of kunnen afdrukken en op de traditionele manier kunnen verzenden. Het bedrijf streeft er inmiddels naar 80% van zijn klanten te helpen over te stappen op elektronische facturering. Zo wordt 3 miljoen dollar per jaar bespaard en worden de interne processen beter afgestemd op het actief milieusparende beleid van het bedrijf.