Home
Services
RICOH Spaces
RICOH Spaces - Workplace Management Platform

Workplace Management Platform

RICOH Spaces

Inzicht in het kantoorgebruik

Start gratis proefperiode
RICOH Spaces
Overzicht Voordelen Functionaliteiten Praktijk Support Inzichten
Contact

Verbind medewerkers, werkplekken en ervaringen

Als organisatie sta je voor de uitdaging om hybride werken doorlopend te optimaliseren. En om de werkomgeving hier volledig op in te richten.

Met RICOH Spaces maak je dit mogelijk. Hiermee boeken medewerkers eenvoudig een werkplek, parkeerplek of vergaderruimte. Terwijl je als organisatie het aantal werkplekken, ruimtes en parkeerplekken eenvoudig beheert en inzicht krijgt in het kantoorgebruik. Je beschikt over een dynamisch platform waarmee je hybride werken maximaal faciliteert.

  • Gebruiksvriendelijk ontwerp
  • Wereldwijd toepasbaar en in meerdere talen beschikbaar
  • De nieuwste cloudtechnologie waarmee het platform schaalbaar wordt
  • Uitgebreide gegevensverzameling stelt je in staat om de werkplekervaring doorlopend te optimaliseren
  • Profiteer van partnerintegraties met Ricoh als centraal aanspreekpunt
Download de brochure
NEW RICOH Spaces
A person with light-colored hair, wearing a light-colored shirt, sits at a wooden desk, working on a laptop in a bright, modern office space. The office has large windows, plants, and a sign that says "RICOH Spaces." The person is looking at the laptop screen.

Ervaar RICOH Spaces in de praktijk

Meld je aan voor een gratis proefperiode en ontdek hoe een Workplace Management Platform de werkplekervaring van jouw medewerkers verbetert.

Start gratis proefperiode

Functionaliteiten

  • (Vergader)ruimtes en werkplekken reserveren

  • Data-analyse en -inzichten

  • Bewegwijzering

  • Bezoekersbeheer

  • Assetmanagement

  • Add-on voor milieu en bezetting via IoT-sensoren

  • Issue management

(Vergader)ruimtes en werkplekken reserveren

areo

Versoepel de werkdag van je medewerkers

Medewerkers zien meteen welke (vergader)ruimtes en bureaus beschikbaar zijn. Ze reserveren eenvoudig een werkplek op een 3D-plattegrond via de app of webbrowser. Door werkzones aan te maken, zorg je ervoor dat teamleden elkaar snel vinden. Zij kunnen dan een werkplek vlakbij reserveren om soepel samen te werken. 
 
Stroomlijn het werkplekbeheer dankzij integratie met serviceaanvragen:
 
• Boek gekoppelde vergaderruimtes in één keer
• Beheer bezoekers binnen dezelfde workflow
• Vraag services aan tijdens het boeken, zoals catering 
• Beveilig belangrijke vergaderruimtes met authenticatie
• Zoek ruimtes met specifieke functies (via de webbrowser of plattegrond) 
• Gebruik de 'verberg mijn naam'-functie om de privacy te waarborgen

Data-analyse en -inzichten

areo

Benut je werkplekgegevens

Realtime informatie via dashboards en rapporten biedt inzicht in ruimtegebruik, populaire plekken en (opkomende) trends. Hiermee maak je weloverwogen beslissingen voor de inrichting van de werkomgeving.

Bewegwijzering

areo

Optimaliseer de werkomgeving met interactieve 3D-bewegwijzering

Medewerkers boeken eenvoudig een werkplek vanaf een display op kantoor. Op dit display is een live plattegrond te zien. In één oogopslag zie je waar collega’s aan het werk zijn. Ook is de kantoorindeling makkelijk in te zien voor bezoekers. Belangrijke voorzieningen zoals toiletten, nooduitgangen en kantines zijn snel te vinden. 
 
Laat dit display ook zien op andere schermen op kantoor. Dan navigeren bezoekers nog eenvoudiger door het kantoor. Dit draagt bij aan een positieve ervaring.

Bezoekersbeheer

areo

Efficiënt, digitaal bezoekersbeheer

Of je nu een kleinschalig kantoor of een grootzakelijke organisatie met meerdere vestigingen beheert: profiteer van flexibel en schaalbaar bezoekersbeheer, dat eenvoudig aan te passen is op jouw unieke behoeften.
 
Beheer bezoekers effectief, efficiënt en veilig. Bepaal zelf hoe bezoekers zich aanmelden en verbeter hun ervaring. Houd eenvoudig grip op wie het gebouw betreedt. En kies zelf welke gegevens je van hen verzamelt. Handmatige processen en papieren logboeken bijhouden hoeft niet meer. Via de gebruikelijke interface geef je bezoekers vooraf snel en eenvoudig op. En zorg je dat de ontvanger een notificatie krijgt zodra de gasten arriveren.

Assetmanagement

areo

Altijd zicht op je bedrijfsmiddelen

Met deze module traceer je bedrijfsmiddelen in verschillende faciliteiten. Reken op functies zoals:
 
  • Lokalisering van bedrijfsmiddelen: visualiseer bedrijfsmiddelen op digitale plattegronden, voor eenvoudige identificatie via geïntegreerde bewegwijzering.
  • Registratie van bedrijfsmiddelen: scan barcodes om bedrijfsmiddelen te registreren met bestaande assetlabels.
  • Metadata van bedrijfsmiddelen: sla essentiële informatie op, zoals serienummers, modellen en eigendomsrechten.
  • Integratie van technisch issue management: synchroniseer met de issue management-module om incidenten met bedrijfsmiddelen af te handelen.

Add-on voor milieu en bezetting via IoT-sensoren

areo

Slimmere werkomgeving

Pas de nieuwste sensortechnologie toe en krijg realtime gegevens over je werkomgeving. 
 
De gegevens worden rechtstreeks geïntegreerd in de rapportage over je werkplek. Hierdoor doe je inzichten op die zijn afgestemd op jouw behoeften. Vergelijk bijvoorbeeld gereserveerde en werkelijk gebruikte ruimtes en ontdek actuele trends. De IoT-sensoren bieden de volgende mogelijkheden:
 
• Krijg realtime inzicht in het aantal personen op plattegronden
• Annuleer vergaderruimtes automatisch als deze 10 minuten voor aanvang niet bezet zijn
• Monitor de CO2-uitstoot en beheer het energieverbruik efficiënt, en bevorder zo de duurzaamheid van je werkomgeving
• Vergelijk hoe medewerkers bureaus en ruimtes reserveren en gebruiken
• Bekijk of vergaderruimtes langer worden gereserveerd dan nodig is. En of de grootte van de ruimte volstaat voor het aantal deelnemers. Verbeter op basis van deze informatie de efficiency van je vergaderruimtes.

Issue management

areo

Zorg voor een soepel gebruik van ruimtes en werkplekken

Op elke werkplek snel en soepel aan de slag. Met deze module los je eventuele issues in de ruimte of met bedrijfsmiddelen snel en eenvoudig op. Zo beperk je storingen tot een absoluut minimum en neemt de efficiency toe. Gebruikers sturen via het platform zelf foto's van het issue (bijvoorbeeld met apparatuur of technologie), zodat deze snel en vakkundig wordt opgelost.

Laat je werkplek vóór je werken

Ontdek hoe verbonden technologie, ruimtes en services zorgen voor soepelere werkervaringen, betere samenwerking en slimmere besluitvorming.

Ontdek de Intelligente Werkplek
Reception Area - Ricoh Virtual Intelligent Workplace
Hoe krijg je grip op de bezetting op kantoor?

Hoe krijg je grip op de bezetting op kantoor?

Door inzicht te krijgen in hoe werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplekken écht worden gebruikt, kun je slimmer sturen op kantoorindeling en kosten besparen. Met de rapportages van RICOH Spaces ontdek je trends in reserveringen versus werkelijke opkomst en optimaliseer je het gebruik van beschikbare ruimte. Zo voorkom je leegstand, verhoog je medewerkerstevredenheid en richt je jouw kantoor efficiënt in op basis van data.

Lees de blog

Veelgestelde vragen over RICOH Spaces

Wat is een workplace management platform?

Een workplace management platform helpt organisaties bij het beheren en optimaliseren van werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en andere faciliteiten vanuit één centraal platform.

Met RICOH Spaces kunnen medewerkers eenvoudig werkplekken en ruimtes reserveren en de faciliteiten vinden die zij nodig hebben. Tegelijkertijd krijgen organisaties inzicht in het gebruik van hun werkomgeving, zodat zij de bezettingsgraad kunnen optimaliseren, kosten kunnen beheersen en hybride werken kunnen ondersteunen.

Welke functionaliteiten biedt RICOH Spaces?

RICOH Spaces bestaat uit verschillende modules waarmee organisaties hun werkomgeving efficiënter kunnen beheren: 

  • Werkplekreservering 
  • Vergaderruimtereservering 
  • Bezoekersbeheer 
  • Wayfinding met interactieve 3D-kaarten 
  • Assetbeheer 
  • Data-analyse en bezettingsinzichten 
  • IoT-sensoren voor bezettings- en omgevingsmonitoring 
  • Meldingen en beheer van werkplekissues 

Zo ondersteunt RICOH Spaces een efficiënte, datagedreven en hybride werkomgeving.

Hoe reserveer ik een bureau of vergaderruimte met RICOH Spaces?

Met RICOH Spaces kunnen medewerkers eenvoudig een werkplek of vergaderruimte reserveren via de webapp of mobiele app. 

Gebruikers kunnen zoeken naar: 

  • Een beschikbare werkplek 
  • Een vergaderruimte met de gewenste capaciteit 
  • Een ruimte met specifieke voorzieningen 
  • Een werkplek in de buurt van collega's 

Zo weten medewerkers vooraf waar ze kunnen werken en komen ze goed voorbereid op kantoor.

Hoe kan ik de vastgoedkosten van mijn bedrijf verlagen?

Door inzicht te krijgen in hoe werkplekken en vergaderruimtes worden gebruikt, kunnen onderbenutte ruimtes worden geïdentificeerd en kantooromgevingen efficiënter worden ingericht.

Met RICOH Spaces krijgen organisaties inzicht in de bezettingsgraad en het gebruik van hun werkomgeving. Op basis van deze data kunnen werkruimtes worden geoptimaliseerd, hybride werken beter worden ondersteund en vastgoedkosten beter worden beheerd.

Moeten medewerkers elke dag hun bureau reserveren?

Nee. Dat hangt af van het werkplekbeleid van de organisatie.

Met RICOH Spaces kunnen organisaties werken met vaste werkplekken, flexibele werkplekken en reserveringen. Het platform ondersteunt verschillende werkplekmodellen en kan worden ingericht op basis van de behoeften van de organisatie.

Hoe kan ik weten of mijn kantoorruimtes effectief worden gebruikt?

Met RICOH Spaces krijgen organisaties inzicht in hoe werkplekken en vergaderruimtes worden gebruikt.

De rapportages bieden inzicht in onder andere:

  • Bezettingsgraad per dag
  • Populaire werkplekken en vergaderruimtes
  • Onderbenutte ruimtes
  • Aanwezigheidspatronen van medewerkers

Op basis van deze inzichten kunnen organisaties hun kantooromgeving optimaal afstemmen op de werkelijke behoeften van medewerkers.

Ga voor een optimale werkplekervaring

Zelf de voordelen ervaren?

Vraag vrijblijvend advies aan en ontdek de meerwaarde van RICOH Spaces voor jouw organisatie.

Kosteloos advies